Organisationen, welche an EMAS teilnehmen, erstellen für die Öffentlichkeit regelmäßig eine Umwelterklärung. Darin wird das Unternehmen mit seinen Tätigkeiten, Produkten, Dienstleistungen und ggf. Standorten aus Umweltgesichtspunkten beschrieben. Die spezifische Umweltpolitik, die bedeutenden Umweltaspekte und die resultierenden Umweltprogramme werden darin mit konkreten Zielen und Programmen dargestellt und mit allen wichtigen Daten zur Umweltleistung, möglichst in Zahlen, mit einer entsprechenden Bewertung zusammengefasst. Auch Unternehmen, welche ein Managementsystem nach Umweltmanagement ISO 14001 anwenden, können eine solche Erklärung erstellen und diese intern oder extern kommunizieren. Egal, ob Sie in Ihrem Unternehmen ein Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 oder nach EMAS anwenden, berücksichtigen Sie bei der Erstellung einer Umwelterklärung immer, was Sie durch die Veröffentlichung erzielen möchten und an welche interessierten Parteien diese gerichtet ist.
Wer muss eine Umwelterklärung erstellen?
Während im Umweltmanagement ISO 14001 nicht festlegt ist, ob und wie eine Organisation extern z.B. über einen Umweltbericht die interessierten Parteien bzw. Kreise informieren möchte, fordert die EMAS explizit die formale Erstellung und Veröffentlichung einer Umwelterklärung. Aus diesem Grund erfolgt der Bezug und die Systematik zur Erstellung einer Umwelterklärung auf dieser Seite vorrangig auf Basis der Forderungen der EMAS, kann jedoch natürlich für Organisationen mit ISO 14001 ebenfalls vollständig oder in Auszügen angewendet und genutzt werden.
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Nutzen für das Umweltmanagement
Der Umwelterklärung unter EMAS kommt eine entscheidende Bedeutung im Hinblick auf die glaubwürdige und zuverlässige Berichterstattung über Umweltinformationen von Unternehmen und anderen Organisationen zu. EMAS-Teilnehmer treten dabei mit den interessierten Kreisen und der breiten Öffentlichkeit in einen Dialog. Dieses Instrument ist dabei deutlich mehr als „nur“ ein Umweltbericht, da die Anforderungen und qualitativen Kriterien der EMAS-Verordnung den Inhalt sichern. Daraus resultiert auch der Unterschied zum Umweltbericht oder anderen unbestimmten Berichtsformen wie einer „Nachhaltigkeitsberichterstattung“ in Unternehmen oder Organisationen. In der Umwelterklärung stellt das Unternehmen seine Umweltauswirkungen und -leistung nach außen dar und greift dabei die Ergebnisse der internen Umweltbetriebsprüfung bzw. Umweltprüfung auf. Sie wird von einem zugelassenen Umweltgutachter auf Zuverlässigkeit, Glaubwürdigkeit und Richtigkeit überprüft („validiert“). Die validierte Erklärung wird anschließend der zuständigen Stelle als Grundlage für die Eintragung ins EMAS-Register übermittelt und dient so als Information nach außen, wobei sie der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden muss.
Abbildung der Umwelterklärung
Der Umfang und der Detaillierungsgrad sollten in einem angemessenen Verhältnis zur Größe des Unternehmens und dessen Umweltauswirkungen stehen. Versuchen Sie immer die Sichtweise des Lesers bei der Erstellung der Erklärung zu berücksichtigen. Oftmals sind Erklärungen unübersichtlich und optisch nicht ansprechend dargestellt. Der Leser sollte anhand eines „roten Fadens“ durch sämtliche Punkte der Erklärung geführt werden, wobei viel Text dem Leser nicht zwingend mehr Inhalte vermittelt als übersichtliche Abbildungen, Grafiken oder Fotos – „oft sagt ein Bild mehr als tausend Worte“.
Die Umwelterklärung Umweltmanagement ISO 14001 sollte in verständlicher und klarer Form über die Organisation und ihre Umweltleistung berichten. Die erste und die alle drei Jahre zu erstellende konsolidierte Fassung sollten dabei in zusammenhängender Form dargestellt werden, welches auch bei elektronischen Veröffentlichungen, z.B. im Internet, sicherzustellen ist. Aktualisierungen können dabei als Ergänzungen oder Einlagen auf die aktuellen Fassungen bezogen und elektronisch verfügbar gehalten werden.
Die Umwelterklärung ist in jedem Fall bei EMAS öffentlich zugänglich zu machen. Über die Veröffentlichung als CD, im Internet oder in sonstigen digitalen Medien können die Druckkosten für eine größere Anzahl von Umwelterklärungen erheblich gesenkt werden. Dabei ist jedoch zwingend darauf zu achten, dass insbesondere bei elektronischen Versionen sichergestellt wird, dass die veröffentlichten Inhalte mit der durch den Umweltgutachter validierten Version übereinstimmen. Nachträgliche Änderungen des Inhalts sind nicht zulässig. Sollten Interessenten keine Möglichkeit haben, digitale Daten nutzen zu können, so sollte die Erklärung von der Organisation auch in ausgedruckter Version zur Verfügung gestellt werden.
Inhaltliche Anforderungen
Die inhaltlichen Anforderungen an eine solche Erklärung gibt die EMAS-Verordnung vor. Diese Vorgaben sind durch einen Leitfaden zur EMAS-Umwelterklärung näher interpretiert. Der Inhalt ist im Wesentlichen durch den Anhang B „Umwelterklärung“ a) bis h) wie folgt definiert:
- klare und unmissverständliche Beschreibung der Organisation, die sich nach EMAS registrieren lässt und eine Zusammenfassung ihrer Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen sowie gegebenenfalls der Beziehung zu etwaigen Mutterorganisationen;
- Umweltpolitik der Organisation sowie kurze Beschreibung ihres Umweltmanagement Systems;
- Beschreibung aller bedeutenden direkten sowie indirekten Umweltaspekte, die zu bedeutenden Umweltauswirkungen der Organisation führen und Erklärung —der Art, der auf diese Umweltaspekte bezogenen Auswirkungen (Anhang I Nummer 2);
- Beschreibung der Umweltzielsetzungen und -einzelziele im Zusammenhang mit den bedeutenden Umweltaspekten sowie -auswirkungen;
- Zusammenfassung der verfügbaren Daten über die Umweltleistung, gemessen an den Umweltzielsetzungen und -einzelzielen der Organisation sowie bezogen auf ihre bedeutenden Umweltauswirkungen. Die Informationen beziehen sich auf die Kernindikatoren und andere bereits vorhandene einschlägige Indikatoren —für die Umweltleistung gemäß Abschnitt C;
- sonstige Faktoren der Umweltleistung, einschließlich der Einhaltung von Rechtsvorschriften im Hinblick auf ihre bedeutenden Umweltauswirkungen;
- Bezugnahme auf die geltenden Umweltvorschriften;
- Name sowie Akkreditierungs- oder Zulassungsnummer des Umweltgutachters und Datum der Validierung.
Die aktualisierte Umwelterklärung enthält mindestens die Elemente und erfüllt die Mindestanforderungen, die unter den Buchstaben e) bis h) genannt sind.
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Aufbau einer Umwelterklärung nach EMAS
Die Inhalte können in einem kurzen Inhaltsverzeichnis abgebildet werden. Im Folgenden ist dies in einem kurzen Beispiel dargestellt:
1. Unternehmensporträt
2. Inhaltsverzeichnis
3. Vorwort der Leitung
4. Organisation und ihre Tätigkeiten
4.1 Beschreibung der Organisation
Umfasst die Umwelterklärung mehrere Standorte, so müssen die Angaben eine standortbezogene Zurechnung ermöglichen.
4.2 Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen
Die Beschreibung/Darstellung sollte mit den wesentlichen Umweltaspekten und Umweltauswirkungen der Organisation verknüpft werden.
5. Umweltpolitik und EMAS oder ISO 14001 Umweltmanagement System der Organisation
5.1 Umweltpolitik
Die Umweltpolitik der Organisation muss vollständig in der Umwelterklärung wiedergegeben werden. Dabei muss die „oberste Leitung“ die Umweltpolitik der Organisation festlegen und sicherstellen, dass sämtliche Vorgaben der EMAS enthalten sind.
5.2 ISO 14001 Umweltmanagement System
Das UM-System ist der Teil des gesamten übergreifenden Managementsystems, der die Organisationsstruktur, Planungstätigkeiten, Verantwortlichkeiten, Verhaltensweisen, Vorgehensweisen, Verfahren sowie Mittel für die Festlegung, Durchführung, Verwirklichung, Überprüfung und Fortführung der Umweltpolitik betrifft.
6. Umweltaspekte und Umweltleistungen der Organisation
6.1 Umweltaspekte
Erfassung und Bewertung der direkten und indirekten Umweltaspekte, wobei die „bedeutenden“ Umweltaspekte besonders bei der Auswahl der Ziele und Programme berücksichtigt werden sollten.
6.2 Umweltleistungen
Hierunter versteht man eine Zusammenfassung der verfügbaren Daten über die Umweltleistung, gemessen an den Umweltzielsetzungen und -einzelzielen der Organisation bezogen auf ihre wesentlichen Umweltauswirkungen. Bei der Darstellung der Leistungen anhand von Grafiken sind die Maßeinheiten so zu wählen, dass Stetigkeit und Vergleichbarkeit gewährleistet sind. Der Vergleichbarkeit dienen Kennzahlen, z.B. produktionsbezogene Angaben wie Abwasser pro Produkteinheit in Liter.
6.3 Einhaltung der Rechtsvorschriften und sonstige Faktoren der Umweltleistung im Umweltmanagement ISO 14001
Der Umweltgutachter erklärt die Umwelterklärung nicht für gültig, wenn er während der Begutachtung feststellt, dass die Organisation Rechtsvorschriften nicht einhält.)
6.4 Umweltziele der Organisation
Hier erfolgt eine Beschreibung der Umweltzielsetzungen und -einzelziele im Zusammenhang mit den wesentlichen Umweltaspekten sowie -auswirkungen. Ist eine Frist nicht genannt, ist davon auszugehen, dass das Umweltziel bis zum Vorlagedatum der nächsten Umwelterklärung erreicht werden soll.
7. Dialog
Die Bereitschaft zum Dialog sollte an exponierter Stelle signalisiert werden (ggf. z.B. im Impressum. Hier ist der Ansprechpartner mit Kontaktdaten genannt).
8. Gültigkeitserklärung
In der Gültigkeitserklärung müssen bzw. sollen folgende Angaben enthalten sein:
- die Namen aller an der Validierung verantwortlichen Beteiligten (Umweltgutachterorganisation, Umweltgutachter, Fachkenntnisbescheinigungsinhaber)
- Zulassungsnummer des vertragschließenden Umweltgutachters bzw. der vertragschließenden Umweltgutachterorganisation oder bei Fallkooperationen die Zulassungsnummern der beteiligten Umweltgutachter,
- Datum der Gültigkeitserklärung, Prüfvermerk sowie Unterschriften des/der an der Validierung verantwortlichen Beteiligten,
- eventuell ist ein Hinweis in der Gültigkeitserklärung auf die Konformität mit dem Managementsystem sinnvoll, sofern dies für den Betrieb / die Organisation bezüglich der Geschäftskontakte förderlich ist.
9. Registrierungsurkunde
Die Registrierungsurkunde ist kein Pflichtbestandteil, wird aber gerne von den beteiligten Organisationen abgelichtet.
10. Vorlage der nächsten Umwelterklärung Umweltmanagement ISO 14001
Das Datum für die nächste Erklärung muss lediglich bei der Eintragung angegeben werden. Es ist jedoch sinnvoll, die Häufigkeit und Regelmäßigkeit von Prüfungen auch gegenüber der Öffentlichkeit darzustellen.
11. Abkürzungsverzeichnis, Glossar
Erstellung einer gemeinsamen Umwelterklärung
Bei Großunternehmen oder Konzernen kann es vorkommen, dass die einzelnen Standorte als Organisation eingetragen sind, wobei für diese eine gemeinsame Umwelterklärung abgegeben werden kann. Eine gemeinsame Erklärung können auch unabhängige Unternehmen und Organisationen abgeben, die in einem begrenzten Gebiet, beispielsweise einem Industriegebiet, ansässig sind. Dabei ist auf Folgendes
- Die Organisationen müssen im selben Mitgliedsstaat ihren Sitz haben.
- Voraussetzung ist, dass alle Organisationen alle Anforderungen der EMAS-Verordnung erfüllen.
- Die Organisationen müssen berücksichtigen, dass die wesentlichen Umweltauswirkungen eines jeden Standorts eindeutig beschrieben und in der gemeinsamen Umwelterklärung erfasst sind.
- In allen Organisationen muss insbesondere eine kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistung erfolgt sowie dokumentiert sein.
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