Ein Umweltmanagementbeauftragter, auch kurz UMB genannt, ist die zentrale Person und Funktion innerhalb eines UM-Systems nach ISO 14001. Bis zur aktuellen Revision ISO 14001:2015 war die Rolle eines Umweltmanagementbeauftragten explizit von der Norm gefordert. Seit Inkrafttreten der Revision ist dies jedoch nicht mehr der Fall. Stattdessen werden nun noch höhere Anforderungen an die Rolle und Verantwortung der obersten Leitung als Förderer des Umweltmanagements gestellt. Damit die Leitungsebene diese Verantwortlichkeit nicht auf eine Person abschiebt, stellt die Rolle des Beauftragten der Leitung keine ausdrückliche Forderung der Norm mehr da.
Die Aufgaben des UMB bleiben jedoch bestehen und müssen auch weiterhin erfüllt werden. So kann die oberste Leitung trotz der stärkeren Gewichtung ihrer Rolle Aufgaben an eine oder auch mehrere kompetente Personen delegieren. Da diese Aufgaben auch spezielle fachliche Kompetenz erfordern, ist es sehr unwahrscheinlich, dass der Umweltmanagementbeauftragte komplett aus den Unternehmen verschwindet. Wahrscheinlicher ist es, dass sich dem UMB nun neue Möglichkeiten eröffnen. Denn ein Umweltmanagementbeauftragter, von dessen Rolle die Unternehmensleitung überzeugt ist, profitiert von einer viel höheren Akzeptanz als ein Beauftragter, der nur aufgrund einer Normforderung im Unternehmen tätig ist. Die typischen Aufgaben eines UMB werden auch weiterhin die Einführung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des UM-Systems sein. Die verschiedenen Aufgaben, die ein Beauftragter innehaben kann, sowie deren Bedeutung im Unternehmen stellen wir Ihnen im Folgenden genauer vor.
Ihre Ausbildung zum UMB ISO 14001
In unseren Ausbildungen Basiswissen Umweltmanagement, interner Auditor und Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 vermitteln wir Ihnen alle Kompetenzen, damit Sie als UMB Ihr UM-System erfolgreich betreuen und weiterentwickeln können.
Alle Ausbildungsschritte können Sie auch als E-Learning absolvieren. Laden Sie sich für eine komplette Übersicht einfach unseren Katalog kostenfrei herunter.
Dies sind die Forderungen der ISO 14001 zum Umweltmanagementbeauftragten
Gemäß den aktuellen Forderungen im Unterabschnitt 5.3 der ISO 14001:2015 muss die oberste Leitung sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen zugewiesen und innerhalb der Organisation bekannt gemacht werden. Die oberste Leitung muss hierzu die Verantwortlichkeit und Befugnis zuweisen und sicherstellen, dass das UM-System die Anforderungen dieser Norm erfüllt. Zudem muss sie sicherstellen, das ein Bericht an die oberste Leitung über die Leistung des Umweltmanagementsystems (UMS), einschließlich der Umweltleistung erfolgt. Soweit eigentlich nichts Neues.
Eine genauere informative Beschreibung erfolgt im „Anhang A“ der ISO 14001:2015 im Unterabschnitt A 5.3, in welchem erläuternde Texte enthalten sind, um so eine Fehlinterpretation der Anforderungen der ISO 14001:2015 vorzubeugen. Gemäß Anhang A sollen alle am Umweltmanagementsystem der Organisation Beteiligten ein klares Verständnis ihrer Rolle, Verantwortlichkeiten und Befugnisse für die Erfüllung der Anforderungen der ISO 14001:2015 und das Erreichen der beabsichtigten Ergebnisse haben. Die spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten, welche im Unterabschnitt 5.3 beschrieben sind, dürfen einer Einzelperson – manchmal als Umweltmanagementbeauftragter bzw. nur Managementbeauftragter bezeichnet – zugewiesen werden, von mehreren Einzelpersonen geteilt wahrgenommen oder einem Mitglied der obersten Leitung zugeordnet werden. Soweit lauten die Forderungen der Norm.
Gibt es nun zukünftig noch einen UMB?
Ob es auch zukünftig einen „Managementbeauftragten“ in der Organisation gibt, entscheidet alleine die oberste Leitung. Es ist zwar keine Mussforderung mehr, die oberste Leitung sollte jedoch gut überlegen, wer die Tätigkeiten sonst im Rahmen des UM Systems umsetzt, koordiniert oder überwacht. Diese kann nun jedoch von mehreren Einzelpersonen geteilt oder durch ein Mitglied der obersten Leitung selbst wahrgenommen werden. Damit die Leitung entscheiden kann, ob es einen Managementbeauftragten gibt oder nicht, sollte sie zunächst alle Tätigkeiten definieren und zeitlich erfassen. Die Basis bildet hier die Managementdokumentation, in welcher Form diese auch in der Organisation umgesetzt wird.
Dabei sollten die Verantwortlichen im Rahmen der Anpassung der Forderungen der ISO 14001:2015 die jeweiligen Verantwortlichkeiten und Befugnisse und damit verbundenen Zeitressourcen genau und spezifisch erfassen, hinterfragen sowie ggf. überarbeiten. Haben sich hier in der Vergangenheit Probleme oder Auffälligkeiten ergeben, so sollten die Erfahrungen in die Neuorganisation der Zuständigkeiten mit einfließen. Oftmals sind die Managementbeauftragten im Unternehmen nicht ausschließlich für die Sicherstellung des UM-Systems sowie die direkte Berichterstattung der Umweltleistungen des Umweltmanagementsystems an die oberste Leitung verantwortlich. Daher sollte der Beauftragte die zur Verfügung stehenden Zeitressourcen regelmäßig mit der Leitung abstimmen.
Fragen Sie einen Umweltmanagementbeauftragten nach seinen notwendigen Zeitressourcen, so fällt es oftmals sehr schwer, die notwendige Zeit richtig zu benennen, sind die Tätigkeiten doch sehr unterschiedlich und oftmals sehr stark schwankend. Da ein definierter Zeitrahmen jedoch zusammen mit einer entsprechenden Tätigkeitsbeschreibung zwingend notwendig ist, sollten die Tätigkeiten und die entsprechenden Zeitressourcen eindeutig festgelegt und mit dem Managementbeauftragten oder den unterschiedlichen Einzelpersonen (intern oder extern) abgestimmt und festgelegt werden. Nur so ist eine koordinierte Planung und praxisorientierte Umsetzung der übertragenen Aufgaben für den UM-Beauftragten und ggf. der Stellvertretung möglich.
Dies sind die Befugnisse des UMB ISO 14001
Das obere Management muss den UMB mit gewissen Befugnissen ausstatten, damit er allen Aufgaben nachkommen kann, welche sich aus der DIN EN ISO 14001 oder EMAS ergeben. Hierzu ist es unter anderem nötig dem Managementbeauftragten Zugang zu allen umweltrelevanten Daten und Fakten zu gewähren. Ebenfalls muss ein Umweltmanagementbeauftragter das volle Informationsrecht gegenüber den Mitarbeitern erhalten. Mit dieser Maßnahme ist z.B. gewährleistet, dass umweltrelevante Information nicht von anderen Stellen geschönt oder verändert werden. Die Befugnisse des Umweltbeauftragten gehen soweit, dass er ein Vorschlagsrecht hinsichtlich der Beschaffung umweltrelevanter Stoffe inne hat. Zudem obliegt es ihm, die Pflege der Dokumentation für das Umweltmanagementsystem zu führen. Eines der wichtigsten organisatorisch Befugnisse ist das Vorspracherecht bei der Unternehmensleitung zu allen umweltrelevanten Themen.
Unternehmensseitige Verantwortung
Innerhalb des Umweltmanagementsystems UMS nach ISO 14001 nimmt der Umweltmanagementbeauftragte eine zentrale Funktion und Stellung mit hoher Verantwortlichkeit ein. Mithilfe des Managementbeauftragten soll die Planung, Umsetzung sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung des UMS der Organisation sichergestellt werden. Er ist dabei der Betriebsleitung untergeordnet und erstellt für die Geschäftsführung sowie den umweltrelevanten Betriebsbeauftragten einen monatlichen Umweltreport. Zusätzlich unterstützt der Managementbeauftragte das Führungsteam bei der Findung wichtiger Entscheidungen, indem er die halbjährliche Managementbewertung vorbereitet. Er nimmt regelmäßig an Besprechungen des Führungsteams und an der Umweltbesprechung teil und übernimmt die Planung und Sicherstellung der Umweltzirkelarbeit.
Als personalverantwortlicher Leiter des Umweltmanagementteams und aller weiteren Mitarbeiter im Bereich des Umweltmanagements verantwortet der Umweltmanagementbeauftragter den gesamten Anwendungsbereich des Umweltmanagementsystems. Hierzu gehören ebenfalls alle internen und externen Organisationsbereiche entsprechend dem Organigramm und der Prozesslandkarte im Managementhandbuch. Außerdem fungiert der UMB nach ISO 14001 als zentraler Ansprechpartner für interne und externe Kunden zu allen Belangen des Umweltmanagements, wie z.B. für Zertifizierungsstellen, Lieferanten oder für andere interessierte Parteien. Als Schnittstelle zwischen dem Management und den Mitarbeitern hält ein Umweltmanagementbeauftragter UMB den Kontakt zu Vorgesetzten, Fachabteilungen und Kollegen aufrecht, nimmt Verbesserungsvorschläge an und unterstützt bei der Lösungsfindung bei eventuellen Problemen.
Wichtige Aufgaben und umweltrelevante Verantwortung des UMB nach ISO 14001
Die Aufgabenbereiche eines UMB können sehr vielfältig und umfassend sein. Die Kernaufgaben vom Umweltbeauftragten liegen dabei sicherlich in der Umsetzung, Aufrechterhaltung, Bewertung und Weiterentwicklung des Umweltmanagementsystems gemäß ISO 14001 sowie in der Umsetzung der Umweltziele und der Aufrechterhaltung der Umweltpolitik des Unternehmens. Dies umfasst auch die Koordination der Erarbeitung, Aktualisierung und der Weiterentwicklung der UM-Vorgabedokumente. Innerhalb der kontinuierlichen Verbesserung des Umweltmanagement Systems gemäß ISO 14001 gehört es ebenfalls zu den Aufgaben, interne Audits zu planen und auszuwerten, die Aufzeichnung der Umweltmanagement Dokumentation sicherzustellen und system- sowie produktbezogene Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen zu überwachen. Ein Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 fertigt darüber hinaus den Umweltbericht (z.B. vierteljährliche Erstellung) an. Außerdem erstattet er der Unternehmensführung Bericht und informiert Führungskräfte sowie alle für den Bereich Umwelt verantwortlichen Mitarbeiter über aktuelle Trends und bevorstehende Gesetzesänderungen, die das Unternehmen betreffen.
Gleichzeitig ist ein Umweltmanagementbeauftragter für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben verantwortlich. Dabei hält er regelmäßigen Kontakt zu den zuständigen Behörden und teilt den betroffenen Unternehmensbereichen behördliche Verfügungen, Auflagen und andere Anweisungen mit. Damit die Umsetzung gesetzlicher oder unternehmensinterner Umweltregelungen sichergestellt wird, steht der Umweltbeauftragte den verantwortlichen Personen der einzelnen Teilbereiche beratend zur Seite, definiert deren Verantwortungsbereiche und überwacht und koordiniert deren Tätigkeiten regelmäßig.
Als Schnittstelle zwischen den Mitarbeitern und der Unternehmensführung muss der Umweltbeauftragte aktiv werden und alle Mitarbeiter zur Umsetzung und Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des UMS gemäß ISO 14001 animieren. Durch die Kommunikation der Umweltgrundsätze und die Koordination / Durchführung von Informationsveranstaltungen / Schulungen zu den umweltrelevanten Tätigkeiten schafft ein Umweltmanagementbeauftragter das Umweltbewusstsein im Unternehmen zu stärken. Viele Arbeiten zur Führung eines Umweltmanagementsystems erfolgen in einer systematischen Abfolge. Hierbei sollten die kontinuierliche Verbesserung und die Reduzierung der negativen Umweltaspekte im Mittelpunkt stehen. Um alle Tätigkeiten übersichtlich planen und koordinieren zu können, ist ein festgelegter Jahresplan mit allen das UMS ISO 14001 betreffenden Tätigkeiten sehr vorteilhaft.
Wie viel Zeit benötigt ein Beauftragter nach ISO 14001 üblicherweise?
Die notwendige Zeit, um den übertragenen Aufgaben kontinuierlich gerecht zu werden, kann nicht pauschal beantwortet werden. Sie ist sehr stark von der Organisationsstruktur, den unternehmensspezifischen Umweltaspekten sowie der Unternehmensgröße abhängig. Gerade bei der Einführung oder in den ersten Jahren eines Managementsystems ist der Arbeitsaufwand erhöht. Denn in dieser Phase erfolgen üblicherweise die meisten Anpassungen und Optimierungen.
Nach dieser Phase tritt jedoch meistens eine Arbeitsstagnation ein und bleibt für die Zukunft weitestgehend konstant, sollten sich keine signifikanten Änderungen in der Organisation oder bei den relevanten Umweltaspekten ergeben. Um hier eine Übersicht der benötigten Zeitressourcen erhalten zu können, sollten die Tätigkeiten als Zeit-/Tätigkeitsmatrix erfasst werden. Entsprechend der verabschiedeten Stellenbeschreibung werden dabei die Tätigkeiten in Spalten und der Zeitraum oder Datum in den jeweiligen Zeilen beschrieben. Diese Erfassung muss nur solange durchgeführt werden, bis sich eine aussagekräftige Zeitübersicht darstellt. Diese „realen Zeiten“ sollten dann mit den von der Leitung zur Verfügung gestellten Zeiten abgeglichen werden. Bei Abweichung muss die Leitung entscheiden, wie mit den Zeitabweichungen verfahren werden soll. Dabei können neue Zeitressourcen freigegeben oder einzelne Tätigkeiten an andere Mitarbeiter übertragen werden.
Abstimmung zwischen dem Beauftragten ISO 14001 und der obersten Leitung
Als Bindeglied zwischen der obersten Leitung und den verantwortlichen Mitarbeitern nimmt der Managementbeauftragte einen sehr bedeutenden Stellenwert ein. Es ist zwingende Voraussetzung, dass die an den UMB übertragenen Aufgaben und Befugnisse regelmäßig mit der obersten Leitung abgestimmt werden. Der Turnus dieser Abstimmung kann täglich, wöchentlich oder monatlich erfolgen und sollte direkt mit der obersten Leitung der Organisation erfolgen. Je kleiner der Zeitabstand ist, desto schneller kann der Verantwortliche auf aktuelle Ereignisse reagieren. Da im Betriebsalltag die Führung des Managementsystems selbstverständlich nicht die einzige wichtige Tätigkeit ist und die Produktion oder Dienstleistungserbringung im Betriebsalltag die wertschöpfenden Prozesse darstellen, sollte ein regelmäßiger Turnus der Abstimmungsgespräche abgestimmt und durchgeführt werden.
E-Learning Kurs: Alternativ können Sie diese Schulung auch online als E-Learning Kurs durchführen. Sparen Sie Zeit und lernen Sie in Ihrem optimalen Tempo. Werfen Sie auch einen Blick in den kostenlosen Demokurs!
Mitarbeiterbeteiligung – Der Schlüssel zum Erfolg
Viele Umweltbeauftragte machen den gutgemeinten Fehler und versuchen, alle umweltrelevanten Tätigkeiten selbst durchzuführen. Da ein Managementsystem sich jedoch nicht auf eine Person bezieht, sondern von allen mit umweltrelevanten Tätigkeiten betrauten Mitarbeitern gestützt und geführt werden soll, sind alle Tätigkeiten von den Prozesseignern eigenständig durchzuführen.
Um die Übersicht über alle Tätigkeiten zu behalten, sollte der Umweltbeauftragte eine Maßnahmen-, Projekt- oder To-Do-Liste führen. Hier sind alle Arbeiten mit Zuständigkeiten und Terminen enthalten und sind zentral geführt und überwacht. Das Einbinden der Mitarbeiter ist hier von zentraler Bedeutung. Sollten einzelne Mitarbeiter den festgelegten Tätigkeiten und Zeiträumen nicht nachkommen, so kann der Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 die Mitarbeiter hier erinnern und so als zentrales Bindeglied die vollständige und wirksame Bearbeitung der Maßnahmen und Tätigkeiten überwachen. Aus diesem Grund sollten die jeweiligen Tätigkeiten frühzeitig und eindeutig mit den zur Umsetzung verantwortlichen Mitarbeitern abgestimmt werden.
Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 und die Rückendeckung von der Leitung
Der UMB vertritt die Interessen der obersten Leitung. Er stellt die Einführung, Verwirklichung und Aufrechterhaltung des Umweltmanagementsystems sicher. Hierfür muss der UMB unbedingt alle Tätigkeiten die entsprechende Rückendeckung der obersten Leitung zu erhalten. Um diesem Ausdruck zu verleihen, sollte die Leitung nach außen das Managementsystem in jeder Hinsicht stützen und eine Vorbildfunktion übernehmen. Hierzu gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Bei der Einführung kann bspw. eine kurze Start-Up-Veranstaltung durchgeführt werden. In dieser wird der zeitliche Ablauf und die Erwartungen der obersten Leitung an die Mitarbeiter vermittelt. Ein Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 ist dabei oftmals der Projektverantwortliche. Er ist mit der Einführung des Systems beauftragt und dafür verantwortlich. Dies ist natürlich deutlich einfacher, wenn die Rückendeckung der Leitung von Beginn an zu erkennen ist.
Ihre Ansprechpartnerin zu Fragen rund um den UMB ISO 14001
Sie haben Fragen oder wünschen ein Angebot, z.B. für eine individuelle Inhouse Schulung oder Beratung? Ich helfe Ihnen gerne weiter!
Kati Schäfer
Telefon: 07231.922391-0
E-Mail: kschaefer@vorest-ag.de
Stellenbeschreibung und Benennung des UMB
In jedem Fall muss die Benennung oder Stellenbeschreibung schriftlich erfolgen. Zur Anerkennung sollte diese vom ernannten Umweltbeauftragten sowie der ernennenden obersten Leitung der Organisation unterschrieben werden. Mit der Unterzeichnung wird die Benennung bzw. Stellenbeschreibung verabschiedet und gegenseitig anerkannt.
VORSICHT:
Die festgelegten Aufgaben, Tätigkeiten und Befugnisse müssen genau abgestimmt werden. Eine Stellenbeschreibung sollte stets so aufgebaut und festgelegt werden, dass die übertragenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten den jeweiligen erteilten Befugnissen entsprechen.
Kenntnisse und Fähigkeiten des ISO 14001 Umweltmanagementbeauftragten
Damit ein Umweltmanagementbeauftragter entsprechend agieren kann, ist es nötig, dass er bestimmte Fähigkeiten und Kenntnisse mitbringt. Diese werden ihm in seiner Ausbildung zum UMB vermittelt. Zur Erfüllung seiner umfangreichen Aufgaben muss ein Umweltmanagementbeauftragter über tiefgründige fachliche Kompetenzen und Kenntnisse verfügen. Zuallererst muss der UMB umfangreiches Wissen über die spezifischen Umweltprobleme, Umweltaspekte sowie die angewandte Umwelttechnik in der entsprechenden Branche vorweisen. Zudem muss der UMB die Standpunkte von interessierten Kreisen, der Umweltpolitik und das Leitbild der Nachhaltigkeit kennen. Um die Organisation des betrieblichen Umweltschutzes umzusetzen, verfügt ein Umweltmanagementbeauftragter über Kenntnisse im Umweltrecht, der EMAS und einschlägiger Umweltmanagement-Normen.
Dazu gehören unter anderem ISO 14001, ISO 14010, ISO 14011, ISO 14012 oder auch die ISO 14060. Nicht zu vergessen ist, dass der Managementbeauftragte zur Erfüllung seiner Aufgaben auch über methodische und soziale Kompetenzen verfügen muss. So sollte er die Prinzipien, Verfahren und Techniken von Umweltprüfungen, Umweltaudits / Umweltbetriebsprüfung (UBP) sowie die Erhebung und Erstellung von Umweltinformationen, Kennzahlen, Umwelterklärungen und Umweltberichte für interne und externe Stellen beherrschen. Dafür ist es weiterhin wichtig, dass der Umweltbeauftragte die gängigen Methoden des Projektmanagements beherrscht. Um Mitarbeiter vom UMS gemäß ISO 14001 sowie dessen Umsetzung zu motivieren, zählen sowohl Dialog-, Überzeugungs- und Motivationsfähigkeit als auch Team- und Kooperationsfähigkeit zu den wichtigen Kompetenzen eines Umweltbeauftragten. Abgerundet ist das Profil eines Managementbeauftragten anschließend durch das Beherrschen von Techniken der Gesprächsführung, der Moderation und der Präsentation.
Ihre Ausbildung zum UM-Beauftragten
Alle Ausbildungsinfos zum direkten Download
Sie möchten sich im Bereich Umweltmanagementbeauftragter ausbilden?
Wir haben zahlreiche Schulungen in unserem Ausbildungsprogramm – bspw. in den Bereichen Qualitätsmanagement, Automotive, Energie, Umwelt und viele mehr! Schauen Sie sich in unserem PDF-Katalog um und suchen Sie den für Sie passenden Fachbereich aus!
Dabei haben Sie bereits heute bei vielen Schulungen die Wahl zwischen: Präsenzschulung, E-Learning oder Hybrid Lehrgang!
