Was ist ein Umweltmanagementbeauftragter UMB ISO 14001? – Verantwortung & Voraussetzung

Ein Umweltmanagementbeauftragter (UMB) ist eine wichtige Position in einem Unternehmen oder einer Organisation, die ein Umweltmanagementsystem nach der ISO 14001-Norm implementiert hat oder plant, dies zu tun. ISO 14001 ist eine internationale Norm für Umweltmanagementsysteme, die Unternehmen dabei unterstützt, Umweltauswirkungen zu identifizieren, zu überwachen, zu kontrollieren und kontinuierlich zu verbessern.

Die genauen Aufgaben und Verantwortlichkeiten als UMB können je nach Unternehmensgröße und -struktur variieren. In kleineren Unternehmen kann eine Person diese Rolle übernehmen, während in größeren Organisationen ein dediziertes Team für das Umweltmanagement zuständig sein kann. Die Schlüsselrolle des Umweltmanagementbeauftragten besteht darin, sicherzustellen, dass das Umweltmanagementsystem effektiv implementiert und aufrechterhalten wird, um die Umweltauswirkungen des Unternehmens zu minimieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Hierzu gilt es auch einige Voraussetzungen fachlicher und persönlicher Natur zu erfüllen. Die verschiedenen Voraussetzungen, Aufgaben, die ein Beauftragter innehaben kann, sowie deren Bedeutung im Unternehmen stellen wir Ihnen im Folgenden genauer vor.

Was fordert die ISO 14001?

Gemäß den Forderungen im Unterabschnitt 5.3 der ISO 14001 muss die oberste Leitung sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen zugewiesen und innerhalb der Organisation bekannt gemacht werden. Die oberste Leitung muss hierzu die Verantwortlichkeit und Befugnis zuweisen und sicherstellen, dass das UM-System die Anforderungen dieser Norm erfüllt. Zudem muss sie sicherstellen, das ein Bericht an die oberste Leitung über die Leistung des Umweltmanagementsystems (UMS), einschließlich der Umweltleistung erfolgt. Soweit eigentlich nichts Neues.

Eine genauere informative Beschreibung erfolgt im „Anhang A“ der ISO 14001 im Unterabschnitt A 5.3, in welchem erläuternde Texte enthalten sind, um so eine Fehlinterpretation der Anforderungen der ISO 14001 vorzubeugen. Gemäß Anhang A sollen alle am Umweltmanagementsystem der Organisation Beteiligten ein klares Verständnis ihrer Rolle, Verantwortlichkeiten und Befugnisse für die Erfüllung der Anforderungen der ISO 14001 und das Erreichen der beabsichtigten Ergebnisse haben. Die spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten, welche im Unterabschnitt 5.3 beschrieben sind, dürfen einer Einzelperson – manchmal als Umweltmanagementbeauftragter bzw. nur Managementbeauftragter bezeichnet – zugewiesen werden, von mehreren Einzelpersonen geteilt wahrgenommen oder einem Mitglied der obersten Leitung zugeordnet werden. Soweit lauten die Forderungen der Norm.

Welche Befugnisse hat der UMB ISO 14001?

Das obere Management muss den UMB mit gewissen Befugnissen ausstatten, damit er allen Aufgaben nachkommen kann, welche sich aus der DIN EN ISO 14001 oder EMAS ergeben. Hierzu ist es unter anderem nötig dem Managementbeauftragten Zugang zu allen umweltrelevanten Daten und Fakten zu gewähren. Ebenfalls muss ein Umweltmanagementbeauftragter das volle Informationsrecht gegenüber den Mitarbeitern erhalten. Mit dieser Maßnahme ist z.B. gewährleistet, dass umweltrelevante Information nicht von anderen Stellen geschönt oder verändert werden. Die Befugnisse des Umweltbeauftragten gehen soweit, dass er ein Vorschlagsrecht hinsichtlich der Beschaffung umweltrelevanter Stoffe inne hat. Zudem obliegt es ihm, die Pflege der Dokumentation für das Umweltmanagementsystem zu führen. Eines der wichtigsten organisatorisch Befugnisse ist das Vorspracherecht bei der Unternehmensleitung zu allen umweltrelevanten Themen.

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Unternehmensseitige Verantwortung als Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001

Innerhalb des Umweltmanagementsystems UMS nach ISO 14001 nimmt der Umweltmanagementbeauftragte eine zentrale Funktion und Stellung mit hoher Verantwortlichkeit ein. Mithilfe des Managementbeauftragten soll die Planung, Umsetzung sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung des UMS der Organisation sichergestellt werden. Er ist dabei der Betriebsleitung untergeordnet und erstellt für die Geschäftsführung sowie den umweltrelevanten Betriebsbeauftragten einen monatlichen Umweltreport. Zusätzlich unterstützt der Managementbeauftragte das Führungsteam bei der Findung wichtiger Entscheidungen, indem er die halbjährliche Managementbewertung vorbereitet. Er nimmt regelmäßig an Besprechungen des Führungsteams und an der Umweltbesprechung teil und übernimmt die Planung und Sicherstellung der Umweltzirkelarbeit.

Als personalverantwortlicher Leiter des Umweltmanagementteams verantwortet der Umweltmanagementbeauftragte den gesamten Anwendungsbereich des Umweltmanagementsystems. Hierzu gehören ebenfalls alle internen und externen Organisationsbereiche entsprechend dem Organigramm und der Prozesslandkarte im Managementhandbuch. Außerdem fungiert der UMB nach ISO 14001 als zentraler Ansprechpartner für interne und externe Kunden zu allen Belangen des Umweltmanagements, wie z.B. für Zertifizierungsstellen, Lieferanten oder für andere interessierte Parteien. Als Schnittstelle zwischen dem Management und den Mitarbeitern hält ein Umweltmanagementbeauftragter UMB den Kontakt zu Vorgesetzten, Fachabteilungen und Kollegen aufrecht, nimmt Verbesserungsvorschläge an und unterstützt bei der Lösungsfindung bei eventuellen Problemen.

Welche Aufgaben und umweltrelevante Verantwortung hat ein Umweltmanagementbeauftragter?

Die Aufgabenbereiche eines UMBs können sehr vielfältig und umfassend sein. Die genauen Aufgaben können dabei je nach Unternehmensgröße und -struktur variieren. In kleineren Unternehmen kann der Umweltmanagementbeauftragte mehrere Aufgaben alleine übernehmen, während in größeren Organisationen ein Team von Fachleuten für das Umweltmanagement zuständig sein kann. Die Schlüsselrolle des UMB besteht darin, sicherzustellen, dass das Unternehmen Umweltaspekte identifiziert, kontrolliert und kontinuierlich verbessert, um Umweltauswirkungen zu minimieren und die Umweltleistung zu optimieren.

Zu den Kernaufgaben zählen die Umsetzung, Aufrechterhaltung, Bewertung und Weiterentwicklung des Umweltmanagementsystems gemäß ISO 14001 sowie die Umsetzung der Umweltziele und die Aufrechterhaltung der Umweltpolitik des Unternehmens. Dies umfasst auch die Koordination der Erarbeitung, Aktualisierung und der Weiterentwicklung der UM-Vorgabedokumente. Innerhalb der kontinuierlichen Verbesserung des Umweltmanagement Systems gemäß ISO 14001 gehört es ebenfalls zu den Aufgaben, interne Audits zu planen und auszuwerten, die Aufzeichnung der Umweltmanagement Dokumentation sicherzustellen und system- sowie produktbezogene Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen zu überwachen. Ein Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 fertigt darüber hinaus den Umweltbericht (z.B. vierteljährliche Erstellung) an. Außerdem erstattet er der Unternehmensführung Bericht und informiert über aktuelle Trends und bevorstehende Gesetzesänderungen.

Gleichzeitig ist ein Umweltmanagementbeauftragter für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben verantwortlich. Dabei hält er regelmäßigen Kontakt zu den zuständigen Behörden und teilt den betroffenen Unternehmensbereichen behördliche Verfügungen, Auflagen und andere Anweisungen mit. Damit die Umsetzung gesetzlicher oder unternehmensinterner Umweltregelungen sichergestellt wird, steht der Umweltbeauftragte den verantwortlichen Personen der einzelnen Teilbereiche beratend zur Seite, definiert deren Verantwortungsbereiche und überwacht und koordiniert deren Tätigkeiten regelmäßig. Durch die Kommunikation der Umweltgrundsätze und die Koordination / Durchführung von Informationsveranstaltungen / Schulungen zu den umweltrelevanten Tätigkeiten schafft ein Umweltmanagementbeauftragter das Umweltbewusstsein im Unternehmen zu stärken.

Video: Was sind die Aufgaben eines UMB ISO 14001?

 

Video: Die Umweltleistung mit der ISO 14001 verbessern

 

Wie viel Zeit benötigt ein Beauftragter nach ISO 14001 üblicherweise?

Die notwendige Zeit, um den übertragenen Aufgaben kontinuierlich gerecht zu werden, kann nicht pauschal beantwortet werden. Sie ist sehr stark von der Organisationsstruktur, den unternehmensspezifischen Umweltaspekten sowie der Unternehmensgröße abhängig. Gerade bei der Einführung oder in den ersten Jahren eines Managementsystems ist der Arbeitsaufwand erhöht. Denn in dieser Phase erfolgen üblicherweise die meisten Anpassungen und Optimierungen.

Nach dieser Phase tritt jedoch meistens eine Arbeitsstagnation ein und bleibt für die Zukunft weitestgehend konstant, sollten sich keine signifikanten Änderungen in der Organisation oder bei den relevanten Umweltaspekten ergeben. Um hier eine Übersicht der benötigten Zeitressourcen erhalten zu können, sollten die Tätigkeiten als Zeit-/Tätigkeitsmatrix erfasst werden. Entsprechend der verabschiedeten Stellenbeschreibung werden dabei die Tätigkeiten in Spalten und der Zeitraum oder Datum in den jeweiligen Zeilen beschrieben. Diese Erfassung muss nur solange durchgeführt werden, bis sich eine aussagekräftige Zeitübersicht darstellt. Diese „realen Zeiten“ sollten dann mit den von der Leitung zur Verfügung gestellten Zeiten abgeglichen werden. Bei Abweichung muss die Leitung entscheiden, wie mit den Zeitabweichungen verfahren werden soll. Dabei können neue Zeitressourcen freigegeben oder einzelne Tätigkeiten an andere Mitarbeiter übertragen werden.

Welche Voraussetzung muss ein Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 erfüllen?

Damit ein Umweltmanagementbeauftragter entsprechend agieren kann, ist es nötig, dass er bestimmte Fähigkeiten und Kenntnisse mitbringt. Diese werden ihm in seiner Ausbildung zum UMB vermittelt. Zur Erfüllung seiner umfangreichen Aufgaben muss ein Umweltmanagementbeauftragter über tiefgründige fachliche Kompetenzen und Kenntnisse verfügen. Die genauen Anforderungen können je nach Unternehmen und Umfang des Umweltmanagementsystems variieren. Aber im Allgemeinen sollte ein UMB die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Fachwissen in Umweltmanagement: Er sollte über fundiertes Wissen im Bereich Umweltmanagement und Umweltschutz verfügen. Dies kann durch eine entsprechende Ausbildung, Berufserfahrung oder Schulungen im Umweltbereich erworben werden.
• Kenntnisse der ISO 14001: Der Umweltmanagementbeauftragte sollte die ISO 14001 und deren Anforderungen gut verstehen, da er für die Umsetzung und Aufrechterhaltung des Umweltmanagementsystems gemäß dieser Norm verantwortlich ist.
• Kommunikationsfähigkeiten: Sie müssen effektiv mit verschiedenen Interessengruppen im Unternehmen kommunizieren, um Umweltthemen zu vermitteln und die Umweltleistung zu verbessern.
• Organisationsfähigkeiten: Der UMB muss Aufgaben planen, koordinieren und überwachen, um sicherzustellen, dass das Umweltmanagementsystem effektiv funktioniert.
• Analyse- und Berichtsfähigkeiten: Der UMB sollte in der Lage sein, Umweltdaten zu sammeln, zu analysieren und Berichte zu erstellen, um die Umweltleistung des Unternehmens zu bewerten.
• Führungsfähigkeiten: Ein Umweltmanagementbeauftragter hat oft eine koordinierende und leitende Rolle im Umweltmanagement. Daher sind Führungsfähigkeiten von Vorteil, um Mitarbeiter zu motivieren und Prozesse zu steuern.
• Engagement für Umweltschutz: Ein Umweltmanagementbeauftragter sollte ein starkes Engagement für den Umweltschutz und die Nachhaltigkeit zeigen und die Umweltziele des Unternehmens aktiv unterstützen.
• Rechtskenntnisse: Da Umweltmanagement oft mit gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen in Bezug auf Umweltschutz verbunden ist, ist ein grundlegendes Verständnis dieser rechtlichen Anforderungen wichtig.

Als Umweltmanagementbeauftragter sind Sie das Bindeglied zwischen Mitarbeitern und oberster Leitung

Als Bindeglied zwischen der obersten Leitung und den verantwortlichen Mitarbeitern nimmt der Managementbeauftragte einen sehr bedeutenden Stellenwert ein. Es ist zwingende Voraussetzung, dass die an den UMB übertragenen Aufgaben und Befugnisse regelmäßig mit der obersten Leitung abgestimmt werden. Der Turnus dieser Abstimmung kann täglich, wöchentlich oder monatlich erfolgen und sollte direkt mit der obersten Leitung der Organisation erfolgen. Je kleiner der Zeitabstand ist, desto schneller kann der Verantwortliche auf aktuelle Ereignisse reagieren. Da im Betriebsalltag die Führung des  Managementsystems selbstverständlich nicht die einzige wichtige Tätigkeit ist und die Produktion oder Dienstleistungserbringung im Betriebsalltag die wertschöpfenden Prozesse darstellen, sollte ein regelmäßiger Turnus der Abstimmungsgespräche abgestimmt und durchgeführt werden.

Video: Was ist die Umweltmanagement Norm ISO 14001?

 

Video: Was ist eine Ökobilanz?

 

Mitarbeiterbeteiligung – Der Schlüssel zum Erfolg

Viele Umweltbeauftragte machen den gutgemeinten Fehler und versuchen, alle umweltrelevanten Tätigkeiten selbst durchzuführen. Da ein Managementsystem sich jedoch nicht auf eine Person bezieht, sondern von allen mit umweltrelevanten Tätigkeiten betrauten Mitarbeitern gestützt und geführt werden soll, sind alle Tätigkeiten von den Prozesseignern eigenständig durchzuführen.

Um die Übersicht über alle Tätigkeiten zu behalten, sollte der Umweltbeauftragte eine Maßnahmen-, Projekt- oder To-Do-Liste führen. Hier sind alle Arbeiten mit Zuständigkeiten und Terminen enthalten und sind zentral geführt und überwacht. Das Einbinden der Mitarbeiter ist hier von zentraler Bedeutung. Sollten einzelne Mitarbeiter den festgelegten Tätigkeiten und Zeiträumen nicht nachkommen, so kann der Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 die Mitarbeiter hier erinnern. Somit überwacht er als zentrales Bindeglied die vollständige und wirksame Bearbeitung der Maßnahmen und Tätigkeiten.  Aus diesem Grund sollten Sie die jeweiligen Tätigkeiten frühzeitig und eindeutig mit den zur Umsetzung verantwortlichen Mitarbeitern  abstimmen.

Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 und die Rückendeckung von der Leitung

Der UMB vertritt die Interessen der obersten Leitung. Er stellt die Einführung, Verwirklichung und Aufrechterhaltung des Umweltmanagementsystems sicher. Hierfür muss der UMB unbedingt alle Tätigkeiten die entsprechende Rückendeckung der obersten Leitung zu erhalten. Um diesem Ausdruck zu verleihen, sollte die Leitung nach außen das Managementsystem in jeder Hinsicht stützen und eine Vorbildfunktion übernehmen. Hierzu gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Bei der Einführung kann bspw. eine kurze Start-Up-Veranstaltung durchgeführt werden. In dieser wird der zeitliche Ablauf und die Erwartungen der obersten Leitung an die Mitarbeiter vermittelt. Ein Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 ist dabei oftmals der Projektverantwortliche. Er ist mit der Einführung des Systems beauftragt und dafür verantwortlich. Dies ist natürlich deutlich einfacher, wenn die Rückendeckung der Leitung von Beginn an zu erkennen ist.

Ihre Ansprechpartnerin zu Fragen rund um den UMB ISO 14001

Stellenbeschreibung und Benennung des UMB

In jedem Fall muss die Benennung oder Stellenbeschreibung schriftlich erfolgen. Die Benennung des Umweltmanagementbeauftragten erfolgt in der Regel durch die Geschäftsleitung oder die Unternehmensführung. Die genaue Vorgehensweise kann je nach Unternehmen variieren. Zunächst muss das Top-Management oder die Geschäftsleitung ein Bewusstsein für die Bedeutung des Umweltmanagements und die Notwendigkeit eines UMBs entwickeln. Dies kann durch Schulungen oder die Einbeziehung von Fachleuten aus dem Umweltmanagementbereich erfolgen. Dann sollte die Leitung eine klare Stellenbeschreibung für den UMB erstellen, die die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Qualifikationen definiert. Die Geschäftsleitung oder das Umweltmanagementteam sollte geeignete Kandidaten im Unternehmen identifizieren, die die erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten für diese Rolle mitbringen. Dies können bestehende Mitarbeiter oder externe Fachleute sein.

Nach Auswahl des geeigneten Kandidaten sollte die Geschäftsleitung offiziell den Umweltmanagementbeauftragten ernennen und die Verantwortlichkeiten und Befugnisse klar definieren. Dies kann durch eine schriftliche Mitteilung oder Ernennungsurkunde geschehen. Nach der Benennung sollte der UMB möglicherweise Schulungen erhalten, um sicherzustellen, dass er die Anforderungen und die ISO 14001-Norm versteht. Er sollte auch Unterstützung bei der Integration in seine neue Rolle erhalten. Die Ernennung des ISO 14001 Beauftragten sollte im gesamten Unternehmen kommuniziert werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter darüber informiert sind, wer für Umweltangelegenheiten verantwortlich ist.