Welche Aufgaben hat ein Umweltmanagementbeauftragter?

Der Umweltmanagementbeauftragte (UMB) ist maßgeblich an der Einführung, der Aufrechterhaltung sowie der kontinuierlichen Verbesserung des Umweltmanagementsystems beteiligt. Als UMB sind Sie zudem das Bindeglied zur obersten Leitung und sollen das Managementsystem zentral lenken. Dabei müssen Sie alle Mitarbeiter entsprechend ihrer speziellen Tätigkeiten so in das System einbinden, dass eine optimale und rechtskonforme Führung sichergestellt ist. Es ist entscheidend, dass Ihnen hierbei die notwendigen Ressourcen an Zeit und sonstigen Mitteln zur Verfügung gestellt werden, sodass eine kontinuierliche Pflege und Überwachung des Systems möglich ist.

Wird ein Umweltmanagement Beauftragter nach seinen notwendigen Zeitressourcen gefragt, so fällt es oftmals schwer, die notwendige Zeit richtig zu benennen. Denn die Tätigkeiten sind doch sehr unterschiedlich und oftmals sehr stark schwankend. Ein definierter Zeitrahmen ist jedoch zusammen mit einer entsprechenden Benennungsurkunde bzw. Tätigkeitsbeschreibung zwingend notwendig. Daher sollten die Tätigkeiten und die entsprechenden Zeitressourcen eindeutig festgelegt und mit der beauftragenden Leitung abgestimmt und festgelegt werden. Nur so ist eine koordinierte Planung und praxisorientierte Umsetzung der übertragenen Aufgaben Umweltmanagementbeauftragter und ggf. der Stellvertretung möglich.

Wird die Rolle als Umweltmanagementbeauftragter von der Norm gefordert?

Bis zur aktuellen Revision ISO 14001:2015 war die Rolle eines Umweltmanagement Beauftragten explizit von der Norm gefordert. Seit Inkrafttreten der Revision ist dies jedoch nicht mehr der Fall. Stattdessen werden nun noch höhere Anforderungen an die Rolle und Verantwortung der obersten Leitung als Förderer des Umweltmanagements gestellt. Damit die Leitungsebene diese Verantwortlichkeit nicht auf eine Person abschiebt, stellt die Rolle des Beauftragten der Leitung keine ausdrückliche Normforderung mehr da. Die Aufgaben des UMB bleiben jedoch bestehen und müssen auch weiterhin erfüllt werden. So kann die oberste Leitung  trotz der stärkeren Gewichtung ihrer Rolle Aufgaben an eine oder auch mehrere kompetente Personen delegieren.

Welche Arbeiten ein Managementbeauftragter in einem Umweltmanagementsystem durchzuführen hat, kann in jedem Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Oftmals sind Managementbeauftragte auch für mehrere Bereiche von Managementsystemen zuständig, welche dann als integrierte Managementsysteme geführt werden (Qualität, Umwelt, Energie, Arbeitsschutz, etc.).

Was sind nun die wesentlichen Aufgaben als Umweltmanagementbeauftragter?

Die wesentliche Hauptaufgabe des UMB ist die Einführung, Umsetzung und Aufrechterhaltung des Umweltmanagementsystems nach ISO 14001. Alle weiteren Aufgaben stehen in Verbindung mit dieser zentralen Aufgabe. So übernehmen Sie als UMB auch die Pflege der umweltrelevanten Dokumentation, welche die Norm vorschreibt. Auch das Maßnahmenmanagement gehört dann zu Ihren Aufgaben. Bei regelmäßigen Betriebsbegehungen führt der Umweltmanagement Beauftragte zudem laufend Kontrollen durch. Diese sind wichtig zur Überprüfung, ob die Grenzwerte und Vorgaben des Umweltmanagementsystems eingehalten werden. Sie haben außerdem eine wichtige Funktion in der Schulung und Weiterbildung anderer Mitarbeiter des Unternehmens. So führen Sie direkt Schulungen bei Mitarbeitern, aber auch Führungskräften durch.

Video: Was sind die Aufgaben eines UMB ISO 14001?

 

Zudem übernimmt der UMB die Information des gesamten Betriebs mit umweltrelevanten Themen. Er trägt damit Fürsorge, dass die neusten Änderungen der Rahmenbedingungen in Sachen Umwelt direkt bei jedem in der Belegschaft ankommen. Ein Managementbeauftragter im Umweltmanagement arbeitet immer direkt mit den bestellten Beauftragten des Unternehmens zusammen. Dies kann z.B. der Qualitätsmanagementbeauftragte sein. Dem Umweltmanagement Beauftragten unterliegt ferner die Koordination und Durchführung von internen Audits sowie die Begleitung externer Audits. Des Weiteren berichtet der UMB dem oberen Management über die Leistung des UMS bzw. gibt Empfehlungen ab, die zur Verbesserung dieses beitragen.

Die Aufgaben als Umweltmanagementbeauftragter gemäß den Forderungen der ISO 14001

Welche Arbeiten und Aufgaben ein UMB in einem Umweltmanagementsystem durchzuführen hat, kann in jedem Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Viele Tätigkeiten ergeben sich dabei aus den Forderungen der Norm. Zu diesen zählen:

• Mitwirkung bei der Erstellung und regelmäßigen Überprüfung der Umweltpolitik,
• Erfassung und regelmäßige Bewertung der direkten und indirekten Umweltaspekte,
• Erfassung und Überprüfung aller rechtlichen Verpflichtungen und anderer Anforderungen durch die Führung und Aktualisierung des unternehmensspezifischen Rechts- und Genehmigungskatasters

Im weiteren Verlauf finden Sie eine Auflistung von Aufgaben, die sich aus den jeweiligen Normabschnitten der ISO 14001 für den Umweltmanagementbeauftragten ergeben können.

• 4. und 5. Abschnitt
• 6. Abschnitt Planung
• 7. Abschnitt – Unterstützung
• 8. Abschnitt  – Betrieb
• 9. Abschnitt – Bewertung der Leistungen
• 10. Abschnitt – Verbesserung

Abschnitt 4 und Abschnitt 5 der ISO 14001

Gemäß der Norm sollte der UMB bestimmen, welche Themen für das Umweltmanagementsystem sowie interessierte Parteien relevant sind. Ebenfalls wichtig ist hierbei die Unterstützung der obersten Leitung und vor allem die Berichterstattung an diese. Folgende Aufgaben ergeben sich für Sie als Umweltmanagementbeauftragter aus diesen Abschnitten:

• Bestimmung und Überwachung, welche internen und externen Themen für das UMS relevant sind
• Überwachung, welche Erfordernisse und Erwartungen für die interessierten Parteien relevant sein können
• Darstellung und Pflege des UMS und dessen Prozesse
• Bestimmung und Überwachung der Wechselwirkungen und Normanforderungen des Umweltmanagementsystems
• Unterstützung der obersten Leitung bei der Umsetzung der Umweltpolitik und Erreichung der geplanten Ziele
• Direkte Kommunikation mit der obersten Leitung zu allen Themen, welche das UM-System betreffen.
• Anleitung und Unterstützung von Personen der Organisation (incl. Führungskräfte) zur Sicherstellung und Verbesserung des Managementsystems
• Berichterstattung über die Leistungen (z. B. Kennzahlen) des UMS an die oberste Leitung zur Erfüllung der Prozessleistungen

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Abschnitt 6  – Planung

Dieser Abschnitt beschäftigt sich in Bezug auf den Umweltmanagementbeauftragten vor allem mit der Erfassung und Überwachung der relevanten Umweltaspekte für Ihr Unternehmen. Dabei ist es wichtig, dass Maßnahmen zum Umgang mit diesen geplant werden und diese dann auf ihre Wirksamkeit hin geprüft werden. Ebenso müssen Sie Umweltziele sowie Umweltkennzahlen planen und ebenfalls überwachen. Folgende Aufgaben ergeben sich konkret:

• Erfassung und Überwachung der Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen
• Planungsarbeiten zur Sicherstellung der Leistungsfähigkeit und fortlaufenden Verbesserung des UMS
• Arbeiten zur Sicherstellung der erwarteten Ergebnisse des UMS und Vermeidung unerwünschter Effekte, welche negative Auswirkungen auf die Organisation haben können
• Erfassung und regelmäßige (min. jährliche) Bewertung der Umweltaspekte in Abstimmung mit den Prozesseignern unter Berücksichtigung der Lebenswegbetrachtung
• Erfassung und Überwachung der bindenden Verpflichtungen auf Basis der Umweltaspekte inkl. Führung und Überwachung des Rechts- und Genehmigungskatasters
• Planung von Maßnahmen zum Umgang mit bedeutenden Umweltaspekten, bindenden Verpflichtungen und anerkannten Risiken und Chancen sowie deren Wirksamkeitskontrolle
• Planung und Überwachung der Umweltziele sowie möglicher zugehöriger Umweltkennzahlen, welche in die Geschäftsprozesse integriert wurden

Abschnitt 7 – Unterstützung

Als Umweltmanagementbeauftragter haben Sie zudem eine Reihe unterstützender Aufgaben. So sind Sie als solcher dafür zuständig, die Mitarbeiter des Unternehmens in umweltrelevanten Themen zu schulen. Außerdem sind Sie maßgeblich an der Dokumentation von Informationen in Bezug auf das Managementsystem und dessen Prozesse beteiligt. Die nachfolgenden Aufgaben ergeben sich aus diesem Abschnitt der Norm:

• Beratung bei der Bestimmung der erforderlichen Ressourcen für die Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung des Umweltmanagementsystems
• Schulung und Überprüfung der Wirksamkeit bezüglich der Themen Umweltpolitik, Umweltaspekte, Umweltauswirkungen, Ziele aller Personen, die im Auftrag des Unternehmens tätig sind
• Sicherstellung und Dokumentation der internen und externen Kommunikationsprozesse (Umwelt-Zirkel und Kommunikation nach außen) sowie der bindenden Verpflichtungen
• Erstellung, Aktualisierung und Lenkung der dokumentierten Informationen des Managementsystems

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Abschnitt 8 – Betrieb

Dieser Abschnitt der ISO 14001 gibt dem Umweltmanagementbeauftragten Aufgaben hinsichtlich des laufenden Betriebs vor. Hierbei geht es unter anderem um die Steuerung betrieblicher Prozesse im Hinblick auf umweltrelevante Aspekte sowie die Entwicklung passender Umweltanforderungen. Im Folgenden finden Sie die Aufgaben die sich dabei konkret ergeben:

• Planung und Steuerung der betrieblichen Prozesse unter Berücksichtigung von Risiken und Chancen, Umweltaspekten mit Umweltauswirkungen unter Lebenswegbetrachtung, bindenden Verpflichtungen, Umweltziele mit Maßnahmenplanung
• Unterstützung bei der Entwicklung und Beschaffung angemessener Umweltanforderungen für externe Prozesse, Produkte und Dienstleistungen (ausgelagerte Prozesse)
• Überwachung und Sicherstellung der Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr in Abstimmung mit dem prozessverantwortlichen Mitarbeitern sowie Koordinierung der geplanten Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen

Abschnitt 9 – Bewertung der Leistungen

Im Abschnitt 9 der Norm geht es um die Bewertung der Leistungen. In Bezug auf den Umweltmanagementbeauftragten bedeutet das, dass dieser geeignete Methoden zur Überwachung und Analyse sicherstellen muss. Zudem stellen Sie unter anderem mithilfe interner Audits fest, ob es Nichtkonformitäten gibt und wie diese zu behandeln sind. Folgende Aufgaben ergeben sich aus diesem Abschnitt:

• Koordinierung und Sicherstellung geeigneter Überwachungs- und Messmethoden sowie Analyse und Bewertung von Überwachungs- und Messtätigkeiten
• Überprüfung der Umweltleistung und Wirksamkeit des UM-Systems sowie deren interne und externe Kommunikation der bindenden Verpflichtungen
• Unterstützung der Bewertung der Konformität der bindenden Verpflichtungen sowie Koordinierung notwendiger Korrekturmaßnahmen
• Planung und Koordinierung der internen Audits sowie deren Nichtkonformitäten bis zur positiven Wirksamkeitskontrolle
• Unterstützung der obersten Leitung bei der Erstellung der Managementbewertung

Abschnitt 10 – Verbesserung

Der letzte Abschnitt der ISO 14001 beschäftigt sich mit der Verbesserung. Sie als Umweltmanagement Beauftragter sind dabei für die Überwachung der festgelegten Maßnahmen  zuständig. Ebenso sind Sie im Allgemeinen für die stetige Verbesserung des UMS verantwortlich. Die nachfolgenden Aufgaben ergeben sich aus dem letzten Abschnitt der Norm:

• Überwachung und Koordinierung der Chancen zur Verbesserung sowie deren Maßnahmen zur Zielerreichung
• Koordinierung und Überwachung der Sofort- und Korrekturmaßnahmen definierter Nichtkonformitäten (incl. Bewertung und Analyse der Nichtkonformität, Bestimmung der Ursache, Berücksichtigung eines möglichen Auftretens an anderer Stelle) bis zur positiven Wirksamkeitskontrolle
• Koordinierung und Bewertung der fortlaufenden Verbesserung des Umweltmanagementsystems (inkl. Eignung, Angemessenheit, Wirksamkeit, Ergebnisbetrachtungen, Chancen zur Verbesserung)