ISO 14001 Zertifizierung im Umweltmanagement – wie ist der Ablauf?

Eine ISO 14001 Zertifizierung im Umweltmanagement bescheinigt, dass das betriebliche Umweltmanagementsystem erfolgreich funktioniert. Umweltmanagementsysteme tragen dazu bei, die Umweltleistung systematisch zu verbessern, negative Umweltauswirkungen sowie rechtliche Risiken zu minimieren und Wettbewerbsvorteile durch ein nachweisbares Engagement für Nachhaltigkeit zu erzielen. Aber wie ist eigentlich der Ablauf einer ISO 14001 Zertifizierung?

Nachdem Sie Ihr Umweltmanagementsystem erfolgreich im Unternehmen eingeführt und dessen Wirksamkeit mithilfe interner Audits nachgewiesen haben, können Sie in einem letzten Schritt die Zertifizierung angehen. Dabei wird oftmals angenommen, dass die Arbeit am Umweltmanagementsystem nach dessen Zertifizierung abgeschlossen ist. Dies ist in der Realität jedoch nicht der Fall. Bei einer Umweltmanagement Zertifizierung gemäß ISO 14001 handelt es sich keinesfalls um einen kurzfristigen Prozess, der innerhalb weniger Wochen abgeschlossen werden kann. Es ist ein kontinuierlicher Verbesserungs- und Entwicklungsprozess, der immer wieder belegt werden muss, um die Zertifizierung aufrecht zu erhalten. So muss auch nach der ISO 14001 Zertifizierung eine laufende Betreuung und Optimierung des UM-Systems gegeben sein.

Auf dieser Seite erfahren Sie alles wichtige zum Ablauf einer ISO 14001 Zertifizierung im Umweltmanagement. Worauf müssen Sie bei den einzelnen Schritten achten? Wie geht es nach der Zertifizierung weiter? Ganz egal, ob Sie ein Umweltmanagementsystem, ein Energie-, Qualitäts- oder ein anderes Managementsystem zertifizieren lassen möchten, der Zertifizierungsablauf ist dabei im wesentlichen gleich und folgt den gleichen Schritten – angefangen beim Voraudit, über das Zertifizierungsaudit bis hin zum Überwachungs- und Re-Zertifizierungsaudit. Jedoch sind nicht alle Zertifizierungsschritte zwingende Voraussetzungen zum Erhalt eines ISO 14001 Zertifikats. Welche Zertifizierungsschritte nur optional und welche zwingend durchgeführt werden müssen, erfahren Sie nachfolgend.

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Die Vorbereitungen einer Zertifizierung

Bevor Sie Ihr ISO 14001 UM-System zertifizieren lassen können, müssen Sie dieses erst einmal im Unternehmen einführen. Nach erfolgreicher Einführung des Umweltmanagementsystems müssen Sie dessen Wirksamkeit mithilfe Interner Audits prüfen. Anschließend können Sie mit den Vorbereitungen für die ISO 14001 Zertifizierung beginnen. Bei den Vorbereitungen gilt es hauptsächlich folgende Punkte abzuarbeiten:

• Auswahl einer Zertifizierungsstelle
• Vertragsabschluss mit dem gewählten Zertifizierer

Lesen Sie nachfolgend, wie Sie bei der Auswahl der Zertifizierungsstelle bis hin zum Vertragsabschluss vorgehen können.

Die Auswahl einer akkreditierten Zertifizierungsstelle

Möchten Sie Ihr UM-System zertifizieren lassen, wird die Zertifizierung von einer externen dritten Partei durchgeführt. Da jedoch der Begriff der Zertifizierung nicht geschützt ist, kann prinzipiell jede externe Person oder Organisation eine solche Konformitätsprüfung vornehmen, wodurch hier nicht immer die Neutralität bzw. Objektivität sichergestellt ist. Wenn Sie sicher gehen möchten, dass Ihre ISO 14001 Zertifizierung auch wirklich glaubhaft ist und bei Kunden oder staatlichen Behörden Anerkennung findet, sollte eine akkreditierte Zertifizierungsstelle die Konformitätsprüfung durchführen. In Deutschland ist die Akkreditierung in Übereinstimmung mit der VO (EG) Nr. 765/2008 im Akkreditierungsstellengesetz (AkkStelleG) geregelt. Die einzige in Deutschland tätige Akkreditierungsstelle ist die Deutsche Akkreditierungsstelle DAkkS.

Im Internet oder auf der Website der DAkkS haben Sie die Möglichkeit, gezielt nach akkreditierten Zertifizierern zu suchen, die sich auf Zertifizierungen von Umweltmanagementsystemen spezialisiert haben. Sie haben weiterhin die Möglichkeit, sich bei der Auswahl einer Zertifizierungsstelle auf Empfehlungen oder Erfahrungen anderer Unternehmen zu verlassen.

Das Erstgespräch nach der ersten Auswahl

Haben Sie eine erste Auswahl getroffen und verschiedene für Sie in Frage kommende Zertifizierungsstellen selektiert? Dann sollte Sie diese anschließend zu einem Erst- und Kennlerngespräch einladen. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, unterschiedliche Zertifizierer miteinander zu vergleichen. Bei dem Kennlerngespräch können Sie sich ruhig auf Ihr Bauchgefühl verlassen, denn bei einer solchen wichtigen Angelegenheit sollte die Chemie zwischen den beteiligten Parteien stimmen. Agieren die Parteien auf einer guten menschlichen Basis, so wird eine gute und funktionierende Zusammenarbeit ermöglicht. Das Erst- bzw. Kennlerngespräch bietet Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, noch offene Fragen zu klären und dabei Themen, wie die zu erwartenden Zertifizierungskosten oder die Vorgehensweise, zu besprechen.

Angebotserstellung und Aufsetzen des Vertrags

Haben Sie unterschiedliche Zertifizierer und akkreditierte Zertifizierungsstellen kennengelernt, erfolgt im nächsten Schritt die Einholung eines Angebots von den Organisationen, die weiterhin für Ihre ISO 14001 Zertifizierung in Frage kommen. Die akkreditierte Zertifizierungsstelle sammelt mithilfe eines Fragebogens weitere unternehmensspezifische Informationen, auf deren Basis sie Ihr Angebot aufbauen kann. Das Angebot umfasst dabei in der Regel den kompletten dreijährigen Zertifizierungszyklus. Außerdem ermittelt die Zertifizierungsstelle den Zertifizierungsaufwand. Haben Sie mehrere Angebote eingeholt, können Sie sich anschließend für eine Organisation entscheiden. Sobald Sie das Angebot einer Zertifizierungsorganisation akzeptiert und den Auftrag erteilt haben, beginnt das Zertifizierungsverfahren.

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Der Ablauf einer ISO 14001 Zertifizierung im Umweltmanagement

Der Ablauf der ISO 14001 Zertifizierung erfolgt in mehreren Schritten, die klar strukturiert und immer gleich aufgebaut sind. Dabei gibt es freiwillige, aber durchaus sinnvolle und empfehlenswerte Schritte und solche, die für Unternehmen verpflichtend sind. Wir stellen Ihnen nachfolgend den Ablauf vor.

Schritt 1: Das Voraudit 

Vor dem eigentlichen Zertifizierungsaudit kann ein Voraudit durchgeführt werden. Dieses Voraudit ist dabei kein Pflichtbestandteil im Ablauf von ISO 14001 Zertifizierungen. Es ist vielmehr eine freiwillige Selbstprüfung, bei der vorab noch eventuelle Unklarheiten und Abweichungen beseitigt werden können.

Die Durchführung eines eventuellen Voraudits muss daher auch nicht zwingend durch eine Zertifizierungsstelle erfolgen. Sie haben die Möglichkeit, das Voraudit bspw. zusammen mit einem externen Berater durchzuführen. Das Voraudit bietet Ihnen die Möglichkeit zur Prüfung, ob Ihr UMS und dessen Dokumentation die Anforderungen der ISO 14001 erfüllt. So erfahren Sie direkt, ob eine ISO 14001 Zertifizierung überhaupt möglich ist.  Zusammengefasst lässt sich der Zweck vom Voraudit wie folgt zusammenfassen:

• Ziele und Anwendungsbereich klären
• Ermittlung des Umfangs der Managementdokumentation
• Vertraut machen mit den Tätigkeiten der Organisation
• Herangehensweise für das Audit planen

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Schritt 2: Das ISO 14001 Zertifizierungsaudit

Wurden eventuelle Unklarheiten im Voraudit geklärt, kann das eigentliche Zertifizierungsaudit durchgeführt werden. Dabei erfolgt eine Prüfung durch einen externen Zertifizierungsauditor dahingehend, ob Ihr Umweltmanagementsystem die Anforderungen gemäß ISO 14001 erfüllt. Das eigentliche Audit zur ISO 14001 Zertifizierung setzt sich aus zwei Schritten zusammen – dem Zertifizierungsaudit Stufe I sowie dem Zertifizierungsaudit Stufe II. Zwischen der Durchführung der einzelnen Teile des Zertifizierungsaudits sollten nicht mehr als drei Monate liegen.

Welche Funktion hat das Zertifizierungsaudit Stufe I?

Beim Zertifizierungsaudit Stufe I überprüft der Auditor die Dokumentation Ihres Umweltmanagement Systems. Dabei achtet er explizit darauf, dass die Anforderungen an die Dokumentation vollends erfüllt werden. In einem nächsten Schritt erfolgt eine Beurteilung des Standortes. Dabei bewertet der Auditor den Standort sowie standortspezifische Bedingungen des Umweltmanagementsystems. Zweck des Zertifizierungsaudits Stufe I ist es, die Bereitschaft für das Audit Stufe II zu ermitteln sowie notwendige Informationen zur Planung des Audits Stufe II zu sammeln. Die Audit Stufe I beinhaltet  also folgendes:

• Begutachtung der Managementsystem-Dokumentation
• Beurteilung des Standorts und standortspezifische Bedingungen
• Gespräche mit dem Personal
• Bewertung des Status des Kunden

Welche Funktion hat das Zertifizierungsaudit Stufe II?

Im Zertifizierungsaudit Stufe II prüft der Auditor die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems sowie dessen Konformität mit der ISO 14001. Der Auditor greift dabei auf verschiedene Auditmethoden zurück, wie z.B. auf Mitarbeitergespräche oder Begehungen der Produktionsstätten.

Außerdem wird nochmals die Dokumentation des UM Systems geprüft. Im Vergleich zum Zertifizierungsaudit Stufe I ist die Prüfung der Dokumentation wesentlich intensiver. Demnach beinhaltet das Zertifizierungsaudit Stufe II folgendes:

• Sammlung von Informationen und Nachweisen über die Konformität mit den Anforderungen der Norm sowie anderen normativen Dokumenten
• Beurteilung des Managementsystems und dessen Leistungsfähigkeit zur Einhaltung der ISO 14001 Anforderungen

Schritt 3: Bewertung der Auditergebnisse für die ISO 14001 Zertifizierung im Umweltmanagement

Nachdem das Zertifizierungsaudit absolviert wurde, erstellt der Zertifizierungsauditor einen Auditbericht und bewertet die Ergebnisse aus dem Zertifizierungsaudit. Die Auditergebnisse bestätigen entweder die

• Konformität mit den Anforderungen gemäß ISO 14001 oder die
• Nicht-Konformität mit den ISO 14001 Anforderungen

Anschließend findet ein Abschlussgespräch zwischen dem Zertifizierungsauditor und Ihrem Unternehmen statt. Sie erhalten dabei einen genauen Überblick über den Ablauf Ihrer ISO 14001 Zertifizierung und die dabei festgestellten Ergebnisse. Sollten während der Zertifizierungsaudits Nicht-Konformitäten festgestellt worden sein, so informiert Sie der Auditor auch hierüber. Außerdem erhalten Sie Vorschläge, wie Sie diese Nicht-Konformitäten abstellen bzw. verbessern können. Im Falle von Nicht-Konformitäten sind folgende zusätzliche Schritte durchzuführen:

• Ursachenanalyse der Nicht-Konformitäten
• Definition von Verbesserungsmaßnahmen
• Bewertung der Korrekturen durch die Zertifizierungsstelle innerhalb von 90 Tagen

Gegebenenfalls: Das Nachaudit zur ISO 14001 Zertifizierung

Wurden während des ISO 14001 Zertifizierungsablaufs Abweichungen festgestellt, so muss die Wirksamkeit der definierten Verbesserungsmaßnahmen in einem Nachaudit geprüft werden. Die Durchführung des Nachaudits erfolgt durch die Zertifizierungsstelle. Der Umfang des Nachaudits beläuft sich dabei ausschließlich auf die Überprüfung der definierten Verbesserungsmaßnahmen.

Obwohl im Nachaudit ausschließlich die Verbesserungsmaßnahmen bewertet werden, erhöhen sich die gesamten Zertifizierungskosten. Erst nachdem die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen nachgewiesen wurde, können Sie ein  ISO 14001 Zertifikat erhalten. Wurden beim Zertifizierungsaudit keine Abweichungen mit den Anforderungen der Norm festgestellt, so ist kein Nachaudit notwendig.

Schritt 4: Überwachung und Rezertifizierung

Wie bereits erwähnt, ist es mit der einmaligen Zertifizierung des Umweltmanagement Systems nicht getan.  Hier finden Sie einige wesentliche Fakten zum Thema Rezertifizierung:

• Ein verliehenes Zertifikat ist 3 Jahre gültig
• Innerhalb dieser Dauer findet jährlich ein Überwachungsaudit statt
• Nach 3 Jahren findet ein Rezertifizierungs-Audit statt
• Dadurch soll sichergestellt werden, dass das System immer noch mit den entsprechenden Anforderungen übereinstimmt
• Tätigkeiten können ein Audit der Stufe I erfordern, wenn es: signifikante Änderungen im UMS oder im Zusammenhang mit der Arbeitsweise gibt (z.B. Veränderungen in der Gesetzgebung).

Video: Wie ist der Ablauf einer Zertifizierung?

 

Video: Aufgaben des UMB bei der Zertifizierung

 

Aufgaben des UMBs im Ablauf einer ISO 14001 Zertifizierung des Umweltmanagementsystems

Der Umweltmanagementbeauftragte – kurz UMB – trägt eine große Verantwortung für das Umweltmanagementsystem. Dabei ist er aber nicht nur für dessen Aufbau, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung zuständig, sondern hat auch bei der Umweltmanagementsystem Zertifizierung eine wichtige Position inne. Im folgenden werden Ihnen mögliche Aufgabenbereiche des UMB beim Ablauf der ISO 14001 Zertifizierung vorgestellt:

Vorbereitung:

• Entscheidung über Auditart (Normen, Kombi, ..) und Zertifizierer / Gutachter
• Bereitstellung von Grunddaten (Fragebogen)
• Vertragsschließung
• ggf. Bestätigung des vorgesehenen Auditors

Zum Audit Stufe I:

• Bereitstellung der Dokumentation zur Dokumentenprüfung
• Absprache des Auditplans
• interne Information
• Kommunikation und Organisation des Audits

Beteiligung:

• Am Eröffnungsgespräch
• (teilweise) Begleitung des Zertifizierungsauditors / Gutachters
• Unterstützung des Auditors und der Mitarbeiter
• Beteiligung am Abschlussgespräch

Nachbearbeitung:

• Auswertung des Audits und des Auditberichts
• ggf. Nachreichungen und Absprache
• Durchführung von Anpassungs-, Korrektur- sowie Vorbeugungsmaßnahmen
• ggf. eigene Verifizierung bzw. Nachaudit
• ggf. Beantragung der EMAS-Registrierung und Fertigstellung / Veröffentlichung der EMAS-Umwelterklärung
• Information und Kommunikation zur Konformitätsbewertung

Die Vorteile der ISO 14001 Zertifizierung im Umweltmanagement

Die Vorteile einer ISO 14001 Zertifizierung sind wirklich vielseitig und können einem Unternehmen in vielerlei Hinsicht helfen. Die Zertifizierung bringt zum einen eine klare Verbesserung der Umweltleistung und der Umweltauswirkungen. Mit einem strukturierten Umweltmanagementsystem kann ein Unternehmen den Verbrauch seiner Ressourcen optimieren, Abfälle reduzieren und Emissionen senken – was nicht nur gut für die Umwelt, sondern auch für das Geschäft ist.

Außerdem schafft die Zertifizierung Rechtssicherheit. Unternehmen müssen sich an viele Umweltgesetze halten, und die ISO 14001 hilft dabei, diese Vorschriften im Blick zu behalten und zu erfüllen, was das Risiko von Strafen oder Bußgeldern verringert. Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Wettbewerbsvorteil. Kunden und Partner achten heute immer mehr darauf, wie nachhaltig ein Unternehmen arbeitet. Mit der ISO 14001 Zertifizierung kann man zeigen, dass man sich ernsthaft für den Umweltschutz engagiert, was das Vertrauen stärkt und neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnet. Auch Kosteneinsparungen sind ein großer Vorteil. Denn effizientere Prozesse, weniger Energieverbrauch und weniger Abfall bedeuten oft auch geringere Kosten.

Nicht zu vergessen ist außerdem das Risikomanagement. Durch die ISO 14001 können potenzielle Umweltgefahren frühzeitig erkannt und vermieden werden, was das Unternehmen vor unvorhergesehenen Problemen schützt. Und zuletzt wirkt sich die ISO 14001 Zertifizierung auch positiv auf die Mitarbeitermotivation aus. Viele Menschen möchten für Unternehmen arbeiten, die Verantwortung für die Umwelt übernehmen. Durch ein zertifiziertes Umweltmanagementsystem können sich die Mitarbeiter daher stärker mit den Werten des Unternehmens identifizieren.
Kurz gesagt: Die ISO 14001 bringt ökonomische, rechtliche und ökologische Vorteile und stärkt gleichzeitig das Image des Unternehmens.