Die Durchführung eines Umweltaudit/ Audit ISO 14001 ist in jedem Managementsystem ein wesentlicher Bestandteil, um Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und diese durch die Einleitung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen wirksam zu beheben. Da jedes Managementsystem vom Aufbau und den Organisationsstrukturen her unterschiedlich ist, müssen einerseits die spezifischen Umweltaspekte und Betriebsabläufe des Unternehmens berücksichtigt werden und andererseits ist es dabei wichtig, sämtliche Forderungen der Normen zur erfolgreichen externen Zertifizierung nach ISO 14001 oder Validierung nach EMAS zu erfüllen. Auf dieser Seite erhalten Sie nützliche Informationen und Tipps zum Thema Internes Umweltmanagement Audit .
Forderungen der ISO 14001 an ein Umweltaudit
In der Managementnorm ISO 14001 werden die Forderungen an ein zertifizierbares Umweltmanagementsystem beschrieben. Demnach muss die Organisation sicherstellen, dass ein internes Umweltmanagement Audit in festgelegten Abständen durchgeführt wird, um festzustellen, ob das UM System die vorgesehenen Regelungen für das UM-System einschließlich der Anforderungen der Norm erfüllt und ordnungsgemäß verwirklicht wurden sowie nach der Einführung aufrechterhalten werden. Dies bedeutet, dass sowohl die speziellen Vorgaben bzw. Regelungen der Organisation wie auch die Erfüllung der Forderungen durch das interne ISO 14001 Audit überwacht werden müssen. Die Informationen über die Auditergebnisse müssen dem Management zur Verfügung gestellt werden. Dies erfolgt meist über den Auditbericht.
Ebenfalls muss sichergestellt sein, dass ein Programm für das Umweltaudit ISO 14001 – Internes Audit Umweltmanagement von der Organisation geplant, eingeführt, verwirklicht und aufrechterhalten wird, wobei die Umweltrelevanz der betroffenen Tätigkeiten und die Ergebnisse vorangegangener Audits zu berücksichtigen sind. Um das unternehmensspezifische Auditverfahren festzulegen, muss das Verfahren eingeführt, verwirklicht und aufrechterhalten werden. In den Verfahren müssen die Verantwortlichkeiten für und die Anforderungen an die Planung und Durchführung eines internes Audits im Umweltmanagement, die Aufzeichnungen von Ergebnissen und die Aufbewahrung beschrieben werden. Auch die Bestimmung der Auditkriterien, der Anwendungsbereiche, die Häufigkeit und die Vorgehensweise müssen festgelegt und beschrieben werden. Die letzte Normforderung beschreibt die Auswahl der Auditoren und die Auditdurchführung. Diese muss eine Objektivität gewährleisten und die Unparteilichkeit der Auditprozesse sicherstellen.
Was ist ein Audit und ein Internes Umweltmanagement Audit?
Ein Audit ist gemäß ISO 9000 (QMS-Grundlagen und Begriffe) ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Ausweitung, um zu ermitteln, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind. Hauptaufgabe eines Audits ist dabei durch Zuhören herauszufinden, ob in einem Unternehmen alles so abläuft, wie es ursprünglich geplant wurde und zu überprüfen, ob diese ursprünglich geplanten Abläufe noch sinnvoll, effizient und wirtschaftlich sind. Bei einem internen Umweltaudit ISO 14001 wird demnach vom Unternehmen selbst oder durch eine externe Person die Konformität des UM-Systems mit den Normforderungen bewertet.
Die ISO 19011 als Leitfaden zur Durchführung eines Umweltaudit ISO 14001
Tipps zur Auditdurchführung gibt uns die ISO 19011, die konkrete Hinweise zur erfolgreichen Planung, Durchführung und Dokumentation interner Audits. Zudem enthält die ISO 19011 zahlreiche Begriffsdefinitionen zum Audit bereit. Der Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen bezieht sich auf alle Arten von Managementsystemen, da der Ablauf eines Internes Audit in jedem Managementsystem vergleichbar ist. Die ISO 19011 ist anwendbar auf alle Organisationen, die interne oder externe Audits von Managementsystemen durchführen oder für das Management des Auditprogramms verantwortlich sind. In 7 Kapiteln werden hier nützliche Leitlinien zur Durchführung von Audits (intern und extern) gegeben.
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Auswahl der Auditoren ISO 14001
Unter Auditoren versteht man generell Personen mit der Qualifikation, ein Audit durchzuführen. Gemäß der ISO 14001 kann ein Internes Audit bei einem Umweltmanagementsystem von Mitarbeitern der Organisation oder von externen Personen, welche die Organisation auswählt, durchgeführt werden. In jedem Fall sollten die Personen, die das Audit durchführen, kompetent und in der Lage sein, dieses unparteiisch und objektiv durchzuführen. Bei kleineren Organisationen kann die Unabhängigkeit des Auditors dadurch nachgewiesen werden, dass dieser keine Verantwortung für die zu auditierende Tätigkeit trägt. Da ein erfolgreiches Umweltaudit sehr stark von der Kompetenz und den persönlichen Eigenschaften des Auditors abhängig ist, sollte dieser folgende Eigenschaften erfüllen:
- Berufsethik (unparteiisch, wahrheitsliebend, ehrlich sowie diskret)
- Aufgeschlossenheit (für alternative Ideen oder Standpunkte)
- Diplomatie (taktvoll im Umgang mit Menschen)
- Aufmerksamkeit (der physischen Umgebung sowie der Tätigkeit bewusst sein)
- Auffassungsgabe (sich auf unterschiedliche Situationen einstellen)
- Anpassungsfähigkeit (in der Lage sein, sich auf unterschiedliche Situationen einzustellen)
- Hartnäckigkeit (ausdauernd, auf die Zielerreichung konzentriert sein)
- Entscheidungsfähigkeit (rechtzeitig Schlussfolgerungen durch logisches Denken und auf der Grundlage von Analysen ziehen)
- Selbstsicherheit (selbstständig handeln und agieren, trotzdem wirksam mit anderen zusammenarbeiten)
- Organisationsfähigkeit (effektiv sein im Zeitmanagement, in der Priorisierung, Planung sowie Effizienz)
- Teamfähigkeit (gut mit anderen Teammitgliedern zusammen arbeiten)
Weitere Voraussetzungen
Neben den genannten Eigenschaften sollten die Mitarbeitern den internen Auditor akzeptieren und respektieren, wozu seine Fachkompetenz beiträgt. Dies ist besonders beim Umweltaudit ISO 14001 durch die oftmals sehr komplexe Anlagen- und Verfahrenstechnik sowie notwendigem Expertenwissen gepaart mit Neutralität gar nicht so leicht zu erfüllen. Um dies zu gewährleisten, kann ein internes Audit Umweltmanagement auch durch ein Auditorenteam durchgeführt werden, welche – wenn notwendig – durch Fachexperten unterstützt werden.
Auditkriterien für ein internes Audit im ISO 14001 Umweltmanagement
Die Einhaltung der Auditprinzipien soll dazu führen, dass die in einem Audit erzielten Auditschlussfolgerungen unter ähnlichen Umständen erfolgen und somit eine Vergleichbarkeit ermöglichen. Gemäß ISO 19011 Kap. 4 werden sechs Prinzipien unterschieden:
- Integrität: Grundlage des Berufsbildes
- Sachliche Darstellung: Pflicht, wahrheitsgemäß und genau zu berichten
- Angemessene berufliche Sorgfaltspflicht: Anwendung von Sorgfalt und Urteilsvermögen beim Auditieren
- Vertraulichkeit: Sicherheit von Informationen
- Unabhängigkeit: Grundlage für die Unparteilichkeit des Audits sowie für die Objektivität der Auditschlussfolgerungen
- Vorgehensweise, die auf Nachweisen beruht: Rationelle Methode, um zu zuverlässigen und nachvollziehbaren Auditschlussfolgerungen in einem systematischen Auditprozess zu gelangen
Phase 1: Vorbereitung vom Umweltaudit
Die Auditvorbereitung besteht in erster Linie aus der Erstellung des Auditprogramms sowie der damit verbundenen Auditplanung. In den letzten Monaten des Vorjahres erfolgen die Planung und die Erstellung des Auditprogrammes für das Auditjahr. Das Auditprogramm wird dabei von der Person, die das Auditprogramm leitet und lenkt erstellt, welches häufig der UM-Beauftragte (UMB) ist. Das interne Umweltmanagement Audit kann sowohl mehrere Audits enthalten als auch nur an einem einzelnen Audittag durchgeführt werden, welches sich nach der Komplexität der Organisation richtet.
In der Praxis hat sich bewährt, das interne Audit in mehreren Blöcken durchzuführen, wobei alle Elemente des ISO 14001 UM-Systems berücksichtigt werden sollten. Der Auditplan wiederum ist die Grundlage eines speziellen Audits, hier sind Zeiten und Ansprechpartner verzeichnet. Das Auditprogramm sollte mit der Leitung der Organisation abgestimmt werden, da diese die Ressourcen zur Aufrechterhaltung und Verbesserung des Systems zur Verfügung stellt. Der Umfang richtet sich dabei nach dem Auditauftrag sowie dem Stand des UM-Systems. Falls eine Kombination des internen Audits des Umweltmanagementsystem mit dem von der ISO 14001 geforderten Legal-Compliance-Audits durchgeführt wird, so sollten Ziel und Umfang beider Audits klar definiert sein.
Phase 2: Durchführung eines Internen Audits im Umweltmanagement gem. ISO 14001
Die Durchführung eines Internen Audits im Umweltmanagement beginnt mit einer gründlichen Dokumentenprüfung. Hier werden alle dem Auditor bzw. Auditteam zur Verfügung stehenden Dokumente geprüft, aus welchen sich im Audit vor Ort Fragen ableiten können. Besonders im Fokus sollten dabei neue oder geänderte Umweltprozesse stehen, da der Auditor hier überprüfen kann, ob diese gemäß der Vorgaben umgesetzt und in der Organisation wirksam implementiert wurden. Auch Auditbefunde aus den vorangegangenen Audits sowie mögliche Probleme wie Beschwerden, Gesetzesänderungen oder sonstige bedeutende Umweltaspekte sollten in der Dokumentenprüfung sowie der Erstellung einer Fragenliste besonders berücksichtigt werden.
Die Checkliste kann den auditierten Bereichen auf Wunsch auch vor dem Audit zur Verfügung gestellt werden. Die verantwortlichen Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, sich im Vorhinein mit dem Thema zu befassen, sodass im Audit oftmals schon gute Antworten oder Lösungsansätze vorhanden sind. Beim ISO 14001 Umweltaudit vor Ort kommt es zudem sehr stark auf den Auditor an. Eine gezielte Fragentechnik sowie geschulte Gesprächsführung sind dabei ebenso wichtig wie das Fingerspitzengefühl im Umgang mit den Mitarbeitern.
Bewertung
Während des Audits sammelt der Auditor Auditnachweise, um seine Bewertungen später belegen zu können. Dies sind meist Zahlen, Daten oder Fakten, wobei auch handschriftliche Aufzeichnungen mit zu den Auditnachweisen zählen. Nach der Auditdurchführung erfolgt die Bewertung der Auditfeststellungen. Hier sollte der Auditor positive und negative Feststellungen aufführen, da die positiven Elemente weiter zur Mitarbeitermotivation beitragen. In der Einstufung der Nichtkonformitäten ist jede Organisation frei.
Unter einer Nichtkonformität versteht man die Nichterfüllung einer Anforderung. Meist erfolgt die Einstufung in drei Kriterien, welche die „Schwere“ der Nichtkonformitäten festlegt. Da man bei der internen Nichtkonformitätseinstufung frei ist, wenden viele interne Auditoren die gleichen Bewertungskriterien wie bei den externen spezifischen Zertifizierungsaudits an. Eine Hilfe bietet dabei oftmals der Gebrauch der Schlagworte „muss“, „sollte“ oder „kann“, welche im Auditbefund eingesetzt werden. So ist die Einhaltung von gesetzlichen Forderungen immer ein „Muss“, welche z.B. als Abweichung definiert werden. In der anschließenden Abschlussbesprechung werden alle Auditbefunde erörtert, wobei – wenn möglich – auch eine Zuordnung bzw. Terminierung der Maßnahmen erfolgen kann. Die Berichterstattung zum Audit erfolgt anhand eines Auditberichtes, welchen der Auditor formuliert. Der Verteilerkreis wird vom Auditauftraggeber festgelegt, da dieser das Audit beauftragt.
Phase 3: Folgemaßnahmen
Gemäß dem Motto: „Nach dem Audit ist vor dem Audit“, müssen Sie alle Nichtkonformitäten, die während des internen Umweltmanagement Audits festgestellt wurden, systematisch bearbeiten. Dabei hat sich in der Praxis „lebende“ Maßnahmenlisten bewährt. In diesen sind die Nichtkonformitäten aufgeführt und verwaltet. In einer solchen Maßnahmenliste sollten mind. folgende Elemente enthalten sein:
- Datum des Audits,
- Bereich bzw. Abteilung,
- Auditbefund durch Auditor,
- Name des Auditors,
- Bewertung des Auditbefundes,
- ggf. Sofortmaßnahme,
- Ursachenanalyse,
- Korrekturmaßnahme,
- Vorbeugemaßnahme,
- Verantwortlichkeiten zur Umsetzung,
- Wirksamkeitskontrolle.
Alle Maßnahmen zur Beseitigung der Ursache einer erkannten Nichtkonformität bezeichnet man als Korrekturmaßnahme. Die Vorbeugemaßnahme trägt zur langfristigen Beseitigung der Ursache der Nichtkonformität bei. Die Wirksamkeitskontrolle ist der entscheidende Punkt, ob die eingeleiteten Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen wirklich zur Behebung der Nichtkonformität geführt haben. Erst nach der erfolgreichen Wirksamkeitskontrolle ist der Auditprozess abgeschlossen.
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