Die Durchführung eines internen Audits ist in jedem Managementsystem ein wesentlicher Bestandteil, um Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und diese durch die Einleitung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen wirksam zu beheben. Da jedes Managementsystem vom Aufbau und den Organisationsstrukturen her unterschiedlich ist, müssen einerseits die spezifischen Energieziele und Betriebsabläufe des Unternehmens berücksichtigt werden und andererseits ist es dabei wichtig, sämtliche Forderungen der Normen zur erfolgreichen externen Zertifizierung nach ISO 50001 zu erfüllen. Auf dieser Seite erhalten Sie nützliche Informationen und Tipps zum Thema Internes Audit Energie ISO 50001.
Planung eines internen Audits nach ISO 50001
Das interne Audit ist als regelmäßige Prüfung der Umsetzung des Managementsystems, der Erfüllung von Normanforderungen, der Wirksamkeit sowie der Verbesserung der energetischen Leistung das Instrument, um eventuelle Probleme im Energiemanagementsystem aufzuspüren und seine stetige Verbesserung sicherzustellen. Diese Funktion kann es aber nur erfüllen, wenn es sorgfältig geplant, vorbereitet und von fähigen Auditoren durchgeführt wird.
Bevor Sie ein erstes Internes Audit Energie ISO 50001 durchführen können, sollten Sie die vorherigen Elemente des Energiemanagementsystems seit etwa drei Monaten eingeführt haben – wenn Sie das Audit vorher durchführen, verfügen Sie noch nicht über ausreichende Erfahrungen, um das System mit Hilfe des Audits tatsächlich verbessern zu können. Wenn es soweit ist, sollten Sie eine Prozessbeschreibung Internes Audit Energie erstellen, um ein Verfahren für Ihre Audits festzulegen. Die Planung der Audits erfolgt in einem Auditprogramm. Hier werden die Zeitabstände der Audits in den einzelnen Bereichen des Unternehmens festgelegt. Während kleine Unternehmen mit einem internen Audit den gesamten Betrieb auditieren können, (das Auditprogramm besteht dann nur aus einem Audit) werden größere Organisationen in Bereiche untergliedert. Die Gliederung kann z.B. nach:
- räumlichen Einheiten,
- Organisationseinheiten (Abteilungen, etc.),
- Prozessen oder
- Systemelementen erfolgen.
Die für ein Internes Energie Audit vorgesehenen Auditoren erstellen für jedes Audit einen Auditplan und ergänzen bei der Vorbereitung die Auditcheckliste. Im ersten internen Audit ist die Auditcheckliste ein nützliches Instrument, um Ihr eigenes Managementsystem auf Konformität mit den Normanforderungen zu prüfen. Sie sollten diese daher möglichst umfassend abarbeiten. Im Späteren verwenden Sie die vorgegebenen Fragen nur noch stichprobenartig. Nun erfolgt die Erstellung des Auditberichts. Im internen Audit aufgedeckte Schwachstellen und Abweichungen muss man abstellen. Die Auditfolgemaßnahmen sollten Sie in die Maßnahmenliste aufnehmen oder als Nichtkonformität behandeln und wie im Folgenden dargestellt behandeln.
Maßnahmen zum Umgang mit Nichtkonformitäten – ISO 50001 4.6.4
Um tatsächlichen oder potenziellen Nichtkonformitäten begegnen zu können, müssen Sie diese zunächst einmal identifizieren. Zusätzlich fordert die Norm nicht nur die Beseitigung von Nichtkonformitäten, sondern darüber hinaus auch die Durchführung von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen. Also die Beseitigung ihrer Ursachen sowie die Aufzeichnung der Maßnahmen und die Überprüfung ihrer Wirksamkeit. Mit einem Formblatt zur Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen stellen Sie sicher, dass alle drei Fragen (Aufzeichnung, Ursachenforschung, Wirksamkeitsprüfung) immer angegangen werden.
Bleibt noch die Frage, wie der Auditor Nichtkonformitäten im Energie Audit identifiziert: Bei strenger Auslegung ist jede bei der routinemäßigen Überwachung festgestellte Nichteinhaltung etwa einer Vorgabe für die Ausführungen eines festgelegten Verfahrens eine Nichtkonformität. In der betrieblichen Praxis sind viele davon durch einen Hinweis abgestellt. Wenn aber dieses Verhalten allen Hinweisen zum Trotz immer wieder auftritt, sind vielleicht grundsätzlichere Maßnahmen erforderlich, und dies kann durch die Feststellung einer Nichtkonformität eingeleitet werden. Eine potenzielle Nichtkonformität ist eine, die noch nicht aufgetreten ist, deren Auftreten aber möglich ist. Oft sind festgestellte tatsächliche Nichtkonformitäten zugleich eine Gelegenheit, potenzielle Nichtkonformitäten zu identifizieren, indem man etwas weiterdenkt.
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Ist das Auftreten dieser Nichtkonformität auch in anderen Abteilungen oder an anderen Standorten möglich?
Kann mit anderen Stoffen oder anderen Maschinen das gleiche passieren? – solche Fragen sollte man sich bei jeder Nichtkonformität stellen. Daneben kann man potenzielle Nichtkonformitäten aus einer Vielzahl weiterer Quellen ermitteln, von der Auswertung von Zeitungsberichten (Zwischenfälle in anderen Unternehmen, etc.) bis hin zum Brainstorming.
Man muss nur Zeit hierfür einplanen, sonst könnten Sie es leicht vergessen. Sie sollten die fristgerechte Durchführung von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen überwachen. Hierfür bietet es sich an, die Maßnahmen in eine zu erstellende Maßnahmenliste aufzunehmen.
Lenkung von Aufzeichnungen aus dem Internen Energie Audit – ISO 50001 4.6.5
Die zu lenkenden Aufzeichnungen sind die, welche die Norm fordert oder die Ihr Unternehmen darüber hinaus anfertigt, um seine Konformität mit den Vorgaben des Energiemanagementsystems und der ISO 50001 sowie seine energetische Leistung nachzuweisen. Letztere sind vor allem Aufzeichnungen, die Ihre Mess- sowie Überwachungsaktivitäten und deren Ergebnisse darstellen. Es empfiehlt sind, über die geführten Aufzeichnungen eine Übersicht zu erstellen. Wichtig ist, dass die Aufzeichnungen den Tätigkeiten zuzuordnen sind. Eine Stromverbrauchsmessung nützt wenig, wenn später niemand mehr weiß, was eigentlich gemessen wurde.
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