Bevor Sie mit der Einführung Ihres Energiemanagementsystem ISO 50001 beginnen, sollten Sie zunächst in die Projektplanung einsteigen. Legen Sie dazu als Grundlage im Energiemanagement-Team eine Liste mit „Arbeitspaketen“ für die einzelnen Schritte der Implementierung an. Untergliedern Sie diese weiter und untersuchen Sie die Abhängigkeiten voneinander (was kann erst gemacht werden, wenn was fertig ist?) und stellen Sie diese grafisch dar. Überlegen Sie, wer für die einzelnen Arbeitspakete verantwortlich ist und wer mitarbeiten sollte.
Projektplanung erstellen – Schritt 1 bei der Einführung des Energiemanagementsystems
Bevor Sie mit der Einführung Ihres Energiemanagementsystems beginnen, muss zunächst einmal ein Projektplan erstellt werden. Dabei gilt es, die geschätzt notwendige Zeit für die einzelnen Umsetzungsschritte einzuschätzen. Stellen Sie sich bei der Erstellung Ihres Projektplans folgende Leitfragen:
- Wann können diese Arbeiten gemacht werden?
- Wie viel Zeit brauchen Sie für die einzelnen Schritte?
Planen Sie auf Basis des von Ihnen ermittelten Zeitaufwands und der Verantwortlichkeiten den zeitlichen Ablauf, indem Sie jedem Arbeitspaket einen Zeitrahmen zuordnen. Verantwortlichkeiten können Sie in einer Verantwortungs- und Aufgabenmatrix beschreiben, in der Sie auch zugleich notwendige Informationsflüsse festlegen. Die Überwachung des Projektplans ist Aufgabe des Projektleiters. Projektmanagement ist immer auch Krisenmanagement. Wenn es zu nicht kompensierbaren Planabweichungen kommt, muss darauf mit Umplanungen reagiert werden. Um den Stand der Umsetzung des EnMS ISO 50001 bewerten und sich jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts verschaffen zu können, nutzen Sie am besten ein Formblatt zum Umsetzungsstand Energiemanagementsystem-Projekt.
Mitarbeiterinformation – Schritt 2 bei der Einführung Energiemanagementsystem ISO 50001 EnMS
Neben dem Engagement der Unternehmensleitung ist die Unterstützung durch die Mitarbeiter ein entscheidender Erfolgsfaktor des Energiemanagements. Die meisten Menschen wollen gute Arbeit leisten – es ist Ihre Aufgabe, ihnen zu erklären, was Sie von ihnen wollen. Die Mitarbeiter kennen oftmals die Probleme vor Ort besser als so manche Führungskraft – nutzen Sie dieses Potenzial, binden Sie die Mitarbeiter in den Aufbau des Managementsystems ein und machen Sie aus Betroffenen Beteiligte. Betroffene leiden (und versuchen, sich unerwünschte Mehrarbeit so gut es geht vom Leib zu halten), Beteiligte, die den Sinn und Nutzen von Aktivitäten verstehen, werden eher mitarbeiten. Informieren Sie daher die Mitarbeiter zu Beginn des Projektes über die geplante Einführung Energiemanagementsystem ISO 50001 EnMS, was Sie sich davon erhoffen und was auf die Mitarbeiter zukommt. Bewährte Methoden zur Information Ihrer Mitarbeiter sind beispielsweise:
- Mitarbeiterversammlung
- Information durch die jeweiligen Vorgesetzten
- Unternehmens-/Mitarbeiterzeitung
- Aushänge
- Brief an jeden Mitarbeiter, Rundmail
- Intranet
Fordern Sie die Mitarbeiter auf, Sie im Rahmen der energetischen Bewertung auf Energieverschwendung und Einsparmöglichkeiten hinzuweisen. Überlegen Sie sich, wie Mitarbeiter jederzeit Verbesserungsvorschläge machen können (feste Sprechstunde des Energiemanagementbeauftragten?) und wie Sie mit diesen umgehen (wenn Sie nicht antworten, werden bald keine Vorschläge mehr eingehen).
Anwendungsbereich & Grenzen festlegen – Schritt 3 bei der Implementierung des EnMS
Der erste von der Norm geforderte Schritt für die Implementierung des Energiemanagementsystems 50001 ist in Normkapitel 4.1 die Definition des Anwendungsbereiches Ihres zukünftigen Energiemanagementsystems und seiner Grenzen. Legen Sie also jetzt diesen Anwendungsbereich fest. Soll sich das Energiemanagementsystem ISO 50001 auf Ihr gesamtes Unternehmen, vielleicht auch auf mehrere Standorte oder nur auf gewisse Bereiche bzw. wertschöpfende Aktivitäten (beispielsweise die Produktion) im Unternehmen erstrecken? Der Anwendungsbereich muss dokumentiert werden. Dies kann im Energiemanagementhandbuch geschehen. Das Handbuch ist das Kernelement der Dokumentation des EnMS.
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Organisationsstruktur & Verantwortlichkeiten beschreiben – Schritt 4 Einführung eines Energiemanagementsystem
Eines der Kernelemente vom Energiemanagementsystem ISO 50001 ist die Beschreibung der Aufbauorganisation und die Festlegung von Verantwortlichkeiten für alle wichtigen Aufgaben. In der ISO-Norm ist dieser Aufgabe – abgesehen von 4.2 „Verantwortung des Top-Managements“ – kein eigener Abschnitt gewidmet. Dieser gehört aber ohnehin zu den Organisationspflichten der Leitung eines Unternehmens. Wenn Verantwortlichkeiten und Aufgaben dokumentiert werden, erleichtert dies die Überwachung und interne Auditierung im Rahmen des Energiemanagementsystems; daher sollten Sie bereits jetzt beginnen, alle Verantwortlichkeiten und Aufgaben zu dokumentieren und diese Dokumentation mit jedem folgenden Schritt komplettieren.
Diese Aufgabe ist nicht mit einem Organigramm alleine zu erledigen, denn dieses stellt zwar den Aufbauorganisation dar, beschreibt aber nicht die Verantwortlichkeiten und Aufgaben der einzelnen Funktionen. Wenn es hierfür in Ihrem Unternehmen bereits eine funktionierende Struktur gibt – beispielsweise Stellenbeschreibungen – können Sie diese selbstverständlich verwenden. Wo das nicht der Fall ist, können Sie diese mit Hilfe eines Formblattes zur Stellenbeschreibung Energiemanagementbeauftragter ISO 50001 erstellen. Alternativ können Sie die wesentlichen Aufgaben auch im Energiemanagementhandbuch beschreiben. Damit klar ist, dass die Vorgaben aus dem Energiemanagementhandbuch auch für alle Mitarbeiter verbindlich sind, sollte auch dieses im Handbuch von der Unternehmensleitung festgelegt werden.
Energiepolitik erarbeiten – Schritt 5 Einführung eines ISO 50001 EnMS
Die Energiepolitik ist ein strategisches Dokument, mit dem Sie die Ausrichtung Ihrer Organisation in Bezug auf das Energiemanagement festlegen. Die hier vorgegebenen Ambitionen setzen den Rahmen für die Festlegung von Energiezielen, die Sie sich setzen werden; diese ist auch die Messlatte, anhand derer der Zertifizierer Ihr Energiemanagementsystem ISO 50001 bewerten wird. Durch Anwendung eines Energiepolitik Aushangs können Sie die individuelle Umweltpolitik Ihres Unternehmens erarbeiten und festlegen. Dabei sollten Sie sich stets an folgenden Fragestellungen, auf die Ihre Energiepolitik Antworten geben sollte, orientieren:
- Welche Grundwerte und Überzeugungen bestimmen unseren Umgang mit Energie?
- Warum ist uns die Einführung vom EnMS – Energiemanagementsystem ISO 50001 wichtig?
- Welche Leitlinien sollen unseren zukünftigen Umgang mit Energie bestimmen?
Dabei ist darauf zu achten, dass die Energiepolitik nicht im Gegensatz zu den allgemeinen Unternehmensleitlinien stehen darf. Sie müssen die Energiepolitik innerhalb der Organisation in alle Ebenen kommunizieren; Sie sollten sie daher bei der Erarbeitung des Schulungs- und Unterweisungsprogramms berücksichtigen.
Rechtsvorschriften & andere Anforderungen – Schritt 6 Einführung EnMS ISO 50001
Bei der Umsetzung der Anforderungen zu rechtlichen und anderen Anforderungen ist auch die Energiepolitik zu beachten, die eine Verpflichtung zur Einhaltung dieser Anforderungen enthalten muss. Daher müssen Sie die relevanten rechtlichen und anderen Anforderungen und ihren Bezug zur Energieeinsatz, Energieeffizienz und Energieverbrauch in Ihrem Unternehmen ermitteln und ihre Einhaltung sicherstellen, d.h. Verantwortlichkeiten und Abläufe regeln und überwachen. Die Norm fordert zudem in Kap. 4.6.2, dass es die Einhaltung regelmäßig zu bewertet gilt. Bei der Umsetzung dieser Anforderungen sollten Sie folgende Dokumente für Ihr Energiemanagementsystem ISO 50001 erstellen:
Prozessbeschreibung Rechtsanforderungen
Die Prozessbeschreibung Rechtsanforderungen beschreibt, wie Schritt für Schritt rechtliche und andere Anforderungen ermittelt werden, ihre Bezüge zu Energieeinsatz, Energieeffizienz und Energieverbrauch im Unternehmen dargestellt und die Einhaltung geregelt, überwacht und bewertet werden kann. Arbeitsgrundlage hierfür ist die:
Das Rechtskataster
Das Rechtskataster stellt einen Auszug der rechtlichen Vorschriften und den in ihnen enthaltenen Anforderungen zu Energieeinsatz, Energieeffizienz und Energieverbrauch dar, die viele Unternehmen betreffen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Zugang zu einem Online-Rechtsregister haben, können Sie zumindest bei den Rechtsvorschriften per Hyperlink direkt auf das jeweilige Dokument im System verknüpfen und die Vorschrift damit für jeden Mitarbeiter verfügbar machen. Wie in der Prozessbeschreibung beschrieben, legen Sie im Rechtskataster auch Verantwortlichkeiten für die Umsetzung und Überwachung der Einhaltung der Rechtsvorschriften fest. So stellen Sie über die Vorlage Rechtskataster sicher, dass Ihr Unternehmen alle notwendigen rechtlichen Verpflichtungen in der aktuellen Version kennt und beachtet.
ACHTUNG: Ein dargestelltes Rechtskataster erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Aktualität! Im ersten Schritt muss es für Ihr Unternehmen auf Aktualisierungen überprüft und spezifisch ergänzt werden. Dabei sollten Sie neben neuen/ geänderten/ branchen- spezifischen Gesetzen insbesondere auch ihre Genehmigungen auf energierelevante Auflagen und Nebenbestimmungen prüfen. Außerdem müssen Sie das Kataster gegebenenfalls durch „andere Anforderungen“ ergänzen, das sind solche, zu denen sich Ihr Unternehmen selbst verpflichtet hat. Solche Selbstverpflichtungen können z.B. Vorgaben aus dem Mutterkonzern, aus Verträgen oder aus Selbstverpflichtung sein, die Ihr Unternehmen im Rahmen kommunaler/lokaler oder branchenbezogener Energieeffizienzinitiativen oder Klimaschutzprogramme unterschrieben hat. Wenn es solche „anderen Anforderungen“ gibt, sollten Sie diese in Ihrer Prozessbeschreibung zudem konkretisieren.
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