Rechtliche Verpflichtungen

Rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen im UM-System
Was sagt und fordert die ISO 14001?

 

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ereits in der Umweltpolitik muss, gemäß Kap. 4.2, das oberste Führungsgremium zur Einhaltung der geltenden rechtlichen Verpflichtungen und andere Anforderungen gerade stehen. Gemäß Kap. 4.3.2 muss die Organisation ein Verfahren einführen, verwirklichen und aufrechterhalten, um die geltenden rechtlichen Figur_Puzzleteil_gruen_kleinVerpflichtungen und anderen Anforderungen zu ermitteln und zugänglich zu haben.

Ebenso muss die Organisation sicherstellen, dass die für das Unternehmen und deren Mitarbeiter geltenden rechtlichen Verpflichtungen und andere Anforderungen beim Einführen, Verwirklichen und Aufrechterhalten des Umweltmanagementsystems berücksichtigt werden.

Kap. 4.5.2 fordert die regelmäßige Bewertung der Einhaltung der Rechtsvorschriften, zu welchen Aufzeichnungen über die
Ergebnisse erstellt und archiviert werden müssen. In der Managementbewertung gemäß Kap. 4.6 muss neben den Ergebnissen der internen Audits auch die Beurteilung der Einhaltung der rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen bewertet werden.

Der Anhang A.3.2 beschreibt die Ebenen der rechtlichen Verpflichtungen, welche auf internationaler, nationaler, regionaler sowie lokaler Verwaltung für die Organisation verbindlich sind. Die Ermittlung, welche rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen für die Organisation relevant sind, erfolgt gewöhnlich beim Prozess der Ermittlung der Umweltaspekte. Das Unternehmen ist hier jedoch weitestgehend frei.

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Was versteht man unter „Anderen Anforderungen“?

Grundsätzlich können die „Anderen Anforderungen“ für jedes Unternehmen sehr unterschiedlich sein.

Zu diesen zählen gemäß Anhang A.3.2:   [frame src=“https://umweltmanagement.me/wp-content/uploads/2014/07/Schnittpunkte-rechtliche-Verpflichtungen.jpg“ width=“450″ height=“300″ lightbox=“on“ title=“Schnittpunkte-rechtliche-Verpflichtungen“ align=“left“ ]

 • Vereinbarungen mit Behörden (z.B. Genehmigungen),
• Vereinbarungen mit Kunden (z.B. spezielle Umweltauflagen),
• Leitlinien außerhalb des gesetzlich geregelten Bereiches (z.B. interne Verpflichtungen des Unternehmens),
• freiwillige Prinzipien oder Verfahrensregelungen,
• freiwillige Umweltkennzeichnung oder Selbstverpflichtungen hinsichtlich der    Produktverantwortung,
• Anforderungen von Wirtschaftsverbänden,
• Vereinbarungen mit kommunalen Gruppen und Nicht-Regierungsorganisationen,
• öffentliche Verpflichtung der Organisation oder ihrer Mutterorganisation,
• unternehmens-/firmenspezifische Anforderungen.

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Regemäßige Aktualisierung

allrightDie Kenntnisse der für ein Unternehmen relevanten rechtlichen Vorschriften und anderen Anforderungen ist nur dann für das Unternehmen unbedenklich umsetzbar, wenn diese regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Dabei sind nicht nur umgesetzte rechtliche Vorschriften wichtig, oftmals benötigt ein Unternehmen zur effizienten Planung der Geschäftsprozesse und Einrichtungen bereits rechtliche Entwürfe, um so frühzeitig auf signifikante Änderungen reagieren und entsprechende Maßnahmen einleiten zu können.

Ist z.B. durch einen Entwurf absehbar, dass beispielsweise ein Grenzwert einer Emissionsmessung zukünftig herabgesetzt wird, so müssen ggf. langfristige Versuche gefahren werden oder sogar längerfristige Umbaumaßnahmen erfolgen, um die neuen gesetzlichen Parameter einhalten zu können.

Um sich über rechtliche Änderungen zu informieren, können unterschiedliche Verfahren angewendet werden. Wichtig ist dabei, dass die eingesetzten Informationsquellen verlässlich sind und für das Unternehmen bzw. für die mit der Umsetzung beauftragten Mitarbeiter angemessen und konstruktiv eingesetzt werden.

Eine Möglichkeit ist, sich durch Dienstleister aktiv informieren zu lassen. Dies erfolgt in festgelegten Abständen z.B. durch die Zusendung von Newslettern, welche die für das Unternehmen relevanten gesetzlichen Änderungen enthalten. Wichtig ist hier, dass die Newsletter nicht nur empfangen werden. Ein nicht zu unterschätzender Zeitaufwand liegt vielmehr in der Sichtung, Bewertung und Definition der resultierenden Maßnahmen, welche sich aus den jeweiligen Änderungen ergeben und durch das Unternehmen bzw. die beauftragten Mitarbeitern umgesetzt werden müssen. Eine teure aber auch oftmals sinnvolle Alternative stellt die Beauftragung externer Kompetenzen mit rechtlich fundiertem, aktuellem Rechtswissen dar, welche das Unternehmen zu relevanten Rechtsänderungen informiert und oftmals auch bei der Umsetzung bzw. Suche nach Lösungsansätzen konstruktiv unterstützt. Aber auch hier ist es selbstverständlich wichtig, dass die Dienstleister zu den spezifischen Organisationsprozessen passen, da die internen Unternehmensvertreter rechtlich verantwortlich sind.

Info_Quadrat_Orange_16x16 Worauf Sie achten sollten: Achten Sie bei der Auswahl der Dienstleister auf deren Erfahrungen und einen möglichen, praxisorientierten Einsatz von anzuwendenden Softwarelösungen. Teuer muss hier nicht immer auch gut sein. Egal für welche Art der Aktualisierung Sie sich für Ihr Unternehmen entscheiden, das System sollte einfach nachvollziehbar und so für die mit der Umsetzung beauftragten Mitarbeiter jederzeit gut anwendbar sein. Es sollte somit als Hilfswerkzeug praktikabel genutzt werden können.

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Resultierende Pflichten

Zu wissen, welche rechtlichen Verpflichtungen umzusetzen sind, ist eines, wichtig sind jedoch ebenfalls die Handlungspflichten bzw. die aus den rechtlichen Verpflichtungen resultierenden Maßnahmen den beauftragten Mitarbeitern zu kommunizieren und deren wirksame Umsetzung zu überwachen.

In der Regel sind gesetzliche Vorschriften aufgrund der enthaltenen unbestimmten Rechtsbegriffe (z.B. „sicherstellen“, „Stand der Technik“ usw.) sowie regelmäßige Querverweise auf mitgeltende Vorschriften für den zur Umsetzung beauftragten Mitarbeiter vor Ort zu komplex. Aus diesem Grund sind Hinweise oder Verweise auf Gesetze oder Rechtsverzeichnisse im Rahmen der „Übertragung von Unternehmerpflichten“ nicht praktikabel. Die „Einfachheit“ fordert, dass der Mitarbeiter ohne Umschweife eine aus der Handlungspflicht folgende Aktion unmittelbar erkennen, ausführen und nach der Umsetzung bestätigen kann. Hierzu sollte das geschriebene Recht im Hinblick auf den Anwendungsbereich interpretiert und in eine für den Mitarbeiter verständliche Sprache „übersetzt“ werden.

 Dabei sollten folgende Informationen aus den Handlungspflichten eindeutig erkennbar sein:

• Verantwortlichkeit, wer eine Maßnahme durchzuführen hat (ggf. Stellvertreterregelung).
• Aktionsplan, was konkret zu tun ist – an welchem Ort bzw. welcher Anlage die Tätigkeit durchzuführen ist.
• Wie und mit welchem Verfahren die Maßnahme umzusetzen ist.

 

Erst wenn die Pflicht aus den rechtlichen Verbindlichkeiten vom Mitarbeiter in Eigenverantwortung erledigt werden kann,  ist sie                                                                einfach umzusetzen und somit geeignet.

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Regelmäßige Überprüfung

Figur_Lupe_Audit_gDie interne oder externe Überprüfung der tatsächlichen Einhaltung der Rechtsvorschriften erfolgt im Legal Compliance Audit. Das Ergebnis dieses Audits muss die Bewertung in Hinblick auf die Rechtskonformität zulassen. Generell verpflichtet sich die oberste Leitung in der Umweltpolitik zur Einhaltung aller rechtlichen Verpflichtungen und sonstigen Anforderungen, in der Praxis ist dies jedoch oftmals nicht zu 100 Prozent möglich.

Dies können ggf. Terminüberschreitungen durch externe Dienstleister, welche z.B. gesetzliche Überprüfungen durchführen, oder aus Kostengründen zurückgestellte Investitionen sein. Generell liegen die Freigabe der Ressourcen sowie die Verantwortung zur gesetzeskonformen Handhabung bei der Leitung der Organisation.

Pflicht des Auditors, welcher das Legal Compliance Audit durchführt, ist jedoch auf die ermittelten Abweichungen aufmerksam zu machen, wobei ein internes oder externes Audit aufgrund der Komplexität nicht alle resultierenden Pflichten bzw. Einzelnachweise überprüfen kann. Wichtig ist, dass die verantwortlichen Mitarbeiter über festgelegte und gelebte Verfahren den für sie übertragenen Aufgaben gerecht werden und eigenständig den umzusetzenden Tätigkeiten nachkommen.

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Änderungen kommunizieren

 

Im Fall von rechtlichen Änderungen ist es nach der Ableitung der resultierenden Maßnahmen sehr wichtig, die Änderungen den verantwortlichen Mitarbeitern zu kommunizieren.

Dies können allgemein geltende oder auch unternehmensspezifische Änderungen sein, welche z.B. aus neuen bzw. neu erteilten Genehmigungen resultieren.Im Rahmen einer Unterweisung sollten die Mitarbeiter von für die Unterweisung geeigneten kompetenten internen oder externen Personen so nachweislich unterwiesen werden, dass eine wirksame Umsetzung der neuen Pflichten problemlos möglich ist.

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Nützliche WerkzeugeFigur_Bausteine_klein

Als nützliche Werkzeuge bei der Umsetzung des festgelegten Verfahrens kommen oftmals Rechts- und/oder Genehmigungskataster zum Einsatz.

Der Aufbau ist dabei oft unterschiedlich und enthält gebietsspezifisch (Abfall, Gewässerschutz, Immissionsschutz usw.) meist folgende Inhalte:

• Bezeichnung (z.B. BattG),
• Titel (z.B. Batteriegesetz),
• Status (voll erfüllt, bedingt erfüllt, nicht erfüllt),
• Erlassdatum (z.B. 25.06.2009),
• Inhalt der Vorschrift (Dieses gilt für…),
• Letzte Änderung (z.B. 24.02.2012),
• Resultierende Pflicht (Fachgerechte Entsorgung von Stapler-Batterien über …),
• Verantwortlichkeiten (z.B. Herr Müller).

Um die Tätigkeiten für die jeweiligen beauftragten Personen zur Durchführung vereinfachen zu können, werden oftmals aus dem Rechts- oder Genehmigungskataster mitarbeiterspezifische ToDo-Listen erstellt, welche in festgelegten Abständen von Mitarbeitern bearbeitet und deren Umsetzung bestätigt werden.

Die Systematik der Rechtsvorschriften erfolgt oftmals nach folgendem Aufbau:

• EU-Recht (Verordnungen, Richtlinien),
• Bund (Gesetze, Verordnungen),
• Länder (Landesgesetze, Landes-Verordnungen),
• Kommunen (Satzungen).