Inhalte eines UM-Systems

Inhalte eines UM-Systems

Dokumente und Aufzeichnungen, die Sie in Ihrem UM-System brauchen

Bei der erfolgreichen Dokumentation und der Minimierung von Verwaltungsaufwand in Bezug auf ein Managementsystem gilt der Leitsatz „So viel wie nötig und so wenig wie möglich!“.

Diese Dokumentation dient hierbei einem problemlosen Ablauf des Umweltmanagementsystems im Alltag Ihres Unternehmens, gewährleistet, dass Mitarbeiter informiert sind und ist außerdem eine Voraussetzung für die externe Zertifizierung des Umweltmanagementsystems. Sie muss daher sowohl mit den Bedürfnissen und Bedingungen der Organisation übereinstimmen, als auch den Anforderungen der DIN EN ISO 14001 gerecht werden. Der nachfolgende Text bietet Ihnen hierbei eine Hilfestellung und zeigt Ihnen, welche Dokumente, Aufzeichnungen und sonstige Unterlagen Sie in Ihrem Umweltmanagement haben sollten und wie Sie diese erfolgreich lenken können.

Klare Dokumentenstrukturen sind die Erfolgsgrundlage

Um ein Umweltmanagementsystem ohne Probleme einführen, aufrechterhalten und kontinuierlich weiterentwickeln zu können, ist es sehr wichtig, eine klar strukturierte Dokumentation zu entwickeln.   Da die Mitarbeiter die eigentliche treibende Kraft für die stetige Verbesserung der Umweltleistung und die nachhaltige Verankerung des Umweltbewusstseins in der Organisation sind, legt die DIN EN ISO 14001 sehr großen Wert auf die Mitarbeiterbeteiligung.

Die Entwicklung einer übersichtlichen und verständlichen Dokumentation erleichtert es somit, die Umweltaspekte im Betrieb zu kommunizieren:

• Eine planmäßige Umsetzung der Umweltpolitik und -ziele ist nur dann möglich, wenn die Mitarbeiter mit diesen vertraut sind und diese verstehen.

• Damit die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems mithilfe eines Soll-Ist-Vergleichs nachvollzogen werden kann, fordert die DIN EN ISO 14001, dass Dokumente in Vorgabedokumente (Soll-Darlegung) und Aufzeichnungen (Ist-Ergebnis) differenziert werden.

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Die Dokumentationspyramide der ISO 14001 – Interpretation von oben nach unten

[frame src=”https://umweltmanagement.me/wp-content/uploads/2014/07/Dokumentationspyramide_2.jpg” width=”490″ height=”680″ lightbox=”on” title=”Dokumentationspyramide” align=”right” ]

Die nachfolgenden Abschnitte gehen von oben nach unten auf die bereits genannten Vorgabe- und Nachweisdokumente ein und unterstützen Sie bei der Interpretation und Implementierung dieser. Die Dokumentation des Umweltmanagementsystems muss entweder in Papierform oder elektronisch vorliegen und  den Mitarbeitern der Organisation und – in eingeschränktem Umfang – sogar für die Öffentlichkeit zur Verfügung stehen.

Von der DIN EN ISO 14001 geforderte (Vorgabe-) Dokumente

Das Ziel der nachfolgend dargestellten übergeordneten Dokumente, welche die Spitze der Pyramide bilden, ist die Ermöglichung einer schnellen und unkomplizierten Orientierung im Umweltmanagementsystem:

• Managementhandbuch mit Anwendungsbereich
Das Umweltmanagementhandbuch bietet einen Überblick über das Managementsystem, indem es den Anwendungsbereich abgrenzt und die Hauptelemente mit den Wechselwirkungen darstellt und bildet einen relevanten Bestandteil der Dokumentation des Umweltmanagementsystems. Zudem macht das Handbuch jedem Benutzer deutlich, wo welche Prozesse im Unternehmen in Bezug auf Umwelt stattfinden.

• Eine Umweltpolitik  formulieren und dokumentieren
Die Umweltpolitik soll eine Darstellung einer zentralen Richtlinie für das Umweltverhalten der Organisation auf eine für die Organisation angemessene Weise bieten. Diese sollte so früh wie möglich dokumentiert werden, um eine Selbstverpflichtung zur Verbesserung der Umweltleistung und einen Leitgedanke für die Organisation darzustellen. Darüber hinaus muss die Umweltpolitik der Organisation zudem der Öffentlichkeit bekannt und zugänglich gemacht werden.

• Umweltbezogene Zielsetzungen, Einzelziele und Umweltprogramm
Eine Formulierung konkreter, messbarer, umweltbezogener Zielsetzungen, welche eine Brücke zu den bedeutenden Umweltauswirkungen des Unternehmens schlagen, ist in Übereinstimmung mit den qualitativen Vorgaben der Umweltpolitik notwendig. Um die Umweltziele zu realisieren, ist zudem eine Formulierung und schriftliche Zusammenfassung konkreter Maßnahmen im Umweltprogramm erforderlich.

• Aufgaben, Verantwortlichkeiten und erforderliche Befugnisse
Um die Aufbauorganisation eindeutig festlegen zu können, ist eine Festlegung, Dokumentation und Kommunikation der Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten der relevanten Kernprozesse des Umweltschutzes  notwendig. Hierbei bieten  Stellen- und Funktionsbeschreibungen eine ideale Möglichkeit für die detaillierte und individuelle Dokumentation der hierarchischen Gegebenheiten. Um die operative Ablauflenkung des Umweltmanagementsystems sicherstellen zu können, wird von der Norm gefordert, dass spezielle Verfahren dokumentiert werden.

• Ablauflenkung – Explizit geforderte Verfahrensvorgaben
Diese Verfahrensvorgaben sollen bewirken, dass umweltrelevante Ziele unter festgelegten Bedingungen umgesetzt werden. Die in der Dokumentationspyramide mit „*“ gekennzeichneten Verfahren müssen implementiert, realisiert und aufrechterhalten werden, wobei Ihnen überlassen bleibt, ob Sie dies anhand ausführlicher Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen oder einfacheren Vorgaben umsetzen. Eine Dokumentation von Verfahren ist laut Anmerkung der DIN EN ISO 14001 nicht zwingend notwendig. Die Dokumentation des Prozessablaufs des geforderten Verfahrens zur „Regelung von Situationen, in denen das Fehlen dokumentierter Verfahren zu Abweichungen von der Politik oder den Zielen führen könnten“ muss jedoch detailliert sein. Der Umfang an Vorgabedokumenten, welcher nicht weiter durch die Norm spezifiziert ist, muss von der Organisation selbst festgelegt werden. Davon sind zusätzliche schriftliche Dokumente betroffen, welche notwendig sind, um Prozesse mit relevanten Umweltauswirkungen effizient zu leiten und zu lenken. Hier gilt erneut der Grundsatz: „So viel wie nötig und so wenig wie möglich.“.

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Von der DIN EN ISO 14001 geforderte Aufzeichnungen

Aufzeichnungen sind, wie bereits dargestellt, Nachweisdokumente, die sowohl als interner, als auch als externer Nachweis des Ist-Zustands der innerbetrieblichen Tätigkeiten und Prozessergebnisse dienen. Eine Gliederung Ihrer umweltbezogenen Aufzeichnungen bietet Ihnen eine strukturierte Übersicht. Nachfolgend finden Sie eine Gliederungsstruktur mit einer beispielhaften Zuordnung der Aufzeichnungen:[list type=”check”]

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[toggle_item title=”Organisations- und systembezogene Aufzeichnungen” active=”true”]

• Maßnahmenpläne
• Auditaufzeichnungen
• Ergebnisse der Managementbewertung, Vorschläge zur Verbesserung
• Ergebnisse von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen
• Ergebnisse von Maßnahmen zur Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr, …

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[toggle_item title=”Personalbezogene Aufzeichnungen” active=”true”]

• Arbeitsvertragliche Dokumente
• Unterweisungsprotokolle
• Nachweise über die Schulungsteilnahme, Bewertungsergebnisse der Wirksamkeit von Schulungsmaßnahmen
• Kompetenzmatrix
• Zeiterfassung, …

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[toggle_item title=”Tätigkeits- bzw. arbeitsplatzbezogene Aufzeichnungen” active=”true”]

• Ausgefüllte Formblätter und Checklisten der operativen umweltbezogenen Tätigkeiten
•  Prüfprotokolle
• Umstände von Unfällen oder Beinahe-Unfällen
• Immissionserfassung, …

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[toggle_item title=”Stoffbezogene Aufzeichnungen” active=”true”]

• Stoffbezogene Lieferscheine
• Übergabeprotokolle
• Entsorgungsnachweise, Dokumente der Lagerverwaltung
• Verbrauchserfassung, Emissionserfassung, …

[/toggle_item]

[toggle_item title=”Produkt- bzw. dienstleistungsbezogene Aufzeichnungen” active=”true”]

• Produktspezifikationen
•  Erfassung der Herstellungsmengen
• veraltete Vorgabedokumente
• Produktkennzeichnungen
• Nachweise der Rückverfolgbarkeit, …

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[toggle_item title=” Anlagenbezogene Aufzeichnungen” active=”true”]

• Interne oder externe Protokolle über Inspektion
• Prüfung
•  Instandhaltung von Maschinen und Einrichtungen oder Kalibrierung von Überwachungsgeräten, …

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[toggle_item title=”Aufzeichnungen mit gesetzlichem bzw. rechtlichem Bezug” active=”true”]

• Gefahrstoffkataster
• Abwasserbehandlung
•  Lärmkataster
• Bauakten, Bauplangenehmigungen, …

[/toggle_item]

[toggle_item title=”Übergeordnete Aufzeichnungen ohne eindeutigen Bezug” active=”true”]

• Lieferantenbezogene Aufzeichnungen
• Aufzeichnungen zu externen Hinweisen
• Beschwerden von Anliegern, …

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