Ablauf einer Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem

Nachdem Sie Ihr Umweltmanagementsystem erfolgreich im Unternehmen eingeführt und dessen Wirksamkeit mithilfe interner Audits nachgewiesen haben, können Sie in einem letzten Schritt eine Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem vornehmen lassen.  Aber auch nach einer Zertifizierung muss eine laufende Betreuung und Optimierung des UM-Systems gegeben sein. Auf dieser Seite widmen wir uns aber allen Belangen der Konformitätsbewertung des Umweltmanagementsystems. Ganz egal, ob Sie ein ISO 14001 Umweltmanagementsystem , ein Energie- oder Qualitätsmanagement- oder ein anderes Managementsystem zertifizieren lassen möchten, der Zertifizierungsablauf ist dabei im wesentlichen gleich und folgt den gleichen Schritten – angefangen beim Voraudit, über das Zertifizierungsaudit bis hin zum Überwachungs- und Re-Zertifizierungsaudit. Jedoch sind nicht alle Zertifizierungsschritte zwingende Voraussetzungen zu Erhalt einer Zertifizierung. Welche Zertifizierungsschritte nur optional und welche zwingend durchgeführt werden müssen, erfahren Sie auf dieser Seite.

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Zweck und Vorteil der Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem

Der Vorteil einer Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem liegt darin, dass die Prüfung durch zertifizierte, unabhängige Auditoren, die dem Managementsystem Konformität mit der relevanten Norm bescheinigen und/oder Hinweis auf potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten geben, durchgeführt wird. Dies schafft die notwendige Transparenz im Unternehmen.

Der grundlegende Zweck einer solchen Konformitätsbewertung des UM-Systems ist es, dem (potentiellen) Kunden das Vertrauen zu geben, dass die Organisation in Übereinstimmung mit der ISO 14001 arbeitet. Das verbessert das Image des Unternehmens aus der Sicht der Kunden. Außerdem bietet das funktionierende Umweltmanagementsystem eine erhöhte Rechtssicherheit für das Unternehmen bzw. der Organisation. Dies trägt gegebenenfalls zur Vermeidung von Verlusten durch eventuelle Umwelthaftungsrisiken bei.

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Die Vorbereitungen im Ablauf einer Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem

Bevor Sie Ihr ISO 14001 UM-System zertifizieren lassen können, müssen Sie dieses erst einmal im Unternehmen einführen. Nach erfolgreicher Einführung des UM-Systems müssen Sie dessen Wirksamkeit mithilfe Interner Audits prüfen. Anschließend können Sie mit den Vorbereitungen für die  Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem beginnen. Bei den Vorbereitungen gilt es hauptsächlich folgende Punkte abzuarbeiten:

• Auswahl einer Zertifizierungsstelle
• Vertragsabschluss mit dem gewählten Zertifizierer

Das Voraudit im Ablauf einer Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem

Vor dem eigentlichen Zertifizierungsaudit kann ein Voraudit durchgeführt werden. Dieses Voraudit ist dabei kein Pflichtbestandteil im Ablauf Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem . Es ist vielmehr eine freiwillige Selbstprüfung, bei der vorab noch eventuelle Unklarheiten beseitigt werden können. Die Durchführung eines eventuellen Voraudits muss daher auch nicht zwingend durch eine Zertifizierungsstelle erfolgen. Sie haben die Möglichkeit das Voraudit zusammen mit einem externen Berater durchzuführen. Das Voraudit bietet Ihnen die Möglichkeit, zu prüfen, ob Ihr UMS und dessen Dokumentation die Anforderungen der ISO 14001 erfüllt. So erfahren Sie direkt, ob eine Zertifizierung überhaupt möglich ist. Zusammengefasst lässt sich der Zweck vom Voraudit wie folgt zusammenfassen:

• Ziele und Anwendungsbereich klären
• Ermittlung des Umfangs der Managementdokumentation
• Vertraut machen mit den Tätigkeiten der Organisation
• Herangehensweise für das Audit planen

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Das Zertifizierungsaudit im Ablauf einer Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem

Wurden eventuelle Unklarheiten im Voraudit geklärt, kann das eigentliche Zertifizierungsaudit durchgeführt werden. Dabei prüft ein externer Zertifizierungsauditor, ob Ihr Umweltmanagementsystem die Anforderungen der Norm ISO 14001 erfüllt. Das eigentliche Zertifizierungsaudit setzt sich aus zwei Schritten zusammen – dem Zertifizierungsaudit Stufe I und dem Zertifizierungsaudit Stufe II. Zwischen der Durchführung der einzelnen Teile des Zertifizierungsaudits sollten nicht mehr als drei Monate liegen.

Erklärung des Zertifizierungsaudits Stufe I & II

Das Erstzertifizierungs-Audit eines UMS wird in zwei Stufen durchgeführt.

Im Ablauf Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem überprüft der Auditor beim Zertifizierungsaudit Stufe I die Dokumentation Ihres UM-Systems. Dabei achtet der Zertifizierungsauditor explizit darauf, dass die Anforderungen an die Dokumentation vollends erfüllt werden. In einem nächsten Schritt erfolgt eine Beurteilung des Standortes. Dabei bewertet der Auditor den Standort sowie standortspezifische Bedingungen des Umweltmanagementsystems. Die während des Zertifizierungsaudits Stufe I erhaltenden Ergebnisse nutzt der Auditor, um die Bereitschaft für das Zertifizierungsaudit Stufe II zu ermitteln. Die Audit Stufe I beinhaltet  also folgendes:

• Begutachtung der Managementsystem-Dokumentation
• Beurteilung des Standorts und standortspezifische Bedingungen
• Diskussionen mit dem Personal
• Bewertung des Status des Kunden

Zweck vom Zertifizierungsaudit Stufe I ist es, die Bereitschaft für das Audit Stufe II zu ermitteln und notwendige Informationen zur Planung des Audits Stufe II zu sammeln

Im anschließenden Zertifizierungsaudit Stufe II prüft der Auditor die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystem sowie dessen Konformität mit den Normforderungen der ISO 14001. Der Auditor greift bei der Wirksamkeitsprüfung auf verschiedenen Auditmethoden, wie z.B. auf Mitarbeitergespräche oder auch Begehungen der Produktionsstätten, zurück. Auch beim Zertifizierungsaudit Stufe II wird die Dokumentation des Energiemanagementsystems nochmals geprüft. Im Vergleich zum Zertifizierungsaudit Stufe I ist die Dokumentationsprüfung wesentlich intensiver. Demnach beinhaltet das Zertifizierungsaudit Stufe II folgendes:

• Sammlung von Informationen und Nachweisen über die Konformität mit den
Anforderungen der Norm und anderen normativen Dokumenten
• Beurteilung des Managementsystem und dessen Leistungsfähigkeit zur Einhaltung der ISO 14001 Anforderungen

Hauptzweck des Zertifizierungsaudits Stufe II ist die Beurteilung der Umsetzung einschließlich der Wirksamkeit des Managementsystems.

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Aufgaben des Umweltbeauftragten im Ablauf einer Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem

Der Umweltmanagementbeauftragte – kurz UMB – trägt eine große Verantwortung für das Umweltmanagementsystem. Dabei ist er aber nicht nur für dessen Aufbau, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung zuständig, sondern hat auch bei der Umweltmanagementsystem Zertifizierung eine wichtige Position inne. Im folgenden werden Ihnen mögliche Aufgabenbereiche des UMB beim Ablauf Zertifizierung ISO 14001 vorgestellt:

Vorbereitung:
Entscheidung über Auditart (Normen, Kombi, ..) und Zertifizierer / Gutachter, Bereitstellung von Grunddaten (Fragebogen), Vertragsschließung, ggf. Bestätigung des vorgesehenen Auditors

Zum Audit Stufe I:
Bereitstellung der Dokumentation zur Dokumentenprüfung, Absprache des Auditplans, interne Information, Kommunikation und Organisation des Audits

Beteiligung:
Am Eröffnungsgespräch, (teilweise) Begleitung des Zertifizierungsauditors / Gutachters, Unterstützung des Auditors und der Mitarbeiter, Besprechung, Beteiligung am Abschlussgespräch

Nachbearbeitung:
Auswertung des Audits und des Auditberichts, ggf. Nachreichungen und Absprache / Durchführung von Anpassungs-, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen, ggf. eigene Verifizierung bzw. Nachaudit; ggf. Beantragung der EMAS-Registrierung und Fertigstellung / Veröffentlichung der EMAS-Umwelterklärung; Information und Kommunikation zur Konformitätsbewertung.

Bewertung der Auditergebnisse im Ablauf einer Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem

Nachdem das Zertifizierungsaudit absolviert wurde, erstellt der Zertifizierungsauditor einen Auditbericht und bewertet die Ergebnisse aus dem Zertifizierungsaudit. Die Auditergebnisse bestätigen entweder die

• Konformität mit den Anforderungen der ISO 14001 oder die
• Nicht-Konformität mit den ISO 14001 Anforderungen

Anschließend findet ein Abschlussgespräch zwischen dem Zertifizierungsauditor und Ihrem Unternehmen statt. Sie erhalten dabei einen genauen Überblick über den Ablauf Ihrer Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem und die dabei festgestellten Ergebnisse. Sollten während der Zertifizierungsaudit Nicht-Konformitäten festgestellt worden sein, so informiert Sie der Auditor auch hierüber.

Außerdem erhalten Sie Vorschläge, wie Sie diese Nicht-Konformitäten abstellen bzw. verbessern können. Im Falle von Nicht-Konformitäten sind folgende zusätzliche Schritte durchzuführen:

• Ursachenanalyse der Nicht-Konformitäten
• Definition von Verbesserungsmaßnahmen
• Bewertung der Korrekturen durch die Zertifizierungsstelle innerhalb von 90 Tagen

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Das Nachaudit im Ablauf einer Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem

Wurden während des Ablauf Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem Abweichungen festgestellt, so muss die Wirksamkeit der definierten Verbesserungsmaßnahmen in einem Nachaudit geprüft werden. Die Durchführung des Nachaudits erfolgt durch die Zertifizierungsstelle. Der Umfang des Nachaudits beläuft sich dabei ausschließlich auf die Überprüfung der definierten Verbesserungsmaßnahmen. Obwohl im Nachaudit ausschließlich die Verbesserungsmaßnahmen bewertet werden, erhöhen sich die gesamten Zertifizierungskosten d. Erst nachdem die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen nachgewiesen wurde, können Sie ein  ISO 14001 Zertifikat erhalten. Wurden beim Zertifizierungsaudit keine Abweichungen mit den Anforderungen der Norm festgestellt, so ist kein Nachaudit notwendig.

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Überwachung und Rezertifizierung nach der Zertifizierung ISO 14001

Wie bereits angesprochen, ist es mit der einmaligen Zertifizierung eines Umweltmanagementsystems ISO 14001 nicht getan.

Hier finden Sie einige wesentliche Fakten zum Thema Rezertifizierung:

1. Ein verliehenes Zertifikat ist 3 Jahre gültig
2.
Ein weiteres Ziel ist es, sicherzustellen, dass Korrekturmaßnahmen
–.-effektiv durchgeführt worden sind
3. Innerhalb dieser Dauer findet jährlich ein Überwachungsaudit statt
4.
Nach 3 Jahren findet ein Rezertifizierungs-Audit statt
5.
Dadurch soll sichergestellt werden, dass das System immer noch mit den
-.–entsprechenden Anforderungen übereinstimmt.
6. Tätigkeiten können ein Audit der Stufe 1 erfordern, wenn es:
–.-signifikante Änderungen im UMS oder im Zusammenhang mit der
-.–Arbeitsweise gibt (z.B. Veränderungen in der Gesetzgebung).  

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Allgemeine Informationen über die Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem

Zusammenhang verschiedener Normen 
Die für das Umweltmanagementsystem relevante Norm ist die ISO 14001. Auf diesen Seiten haben wir über die Anforderungen und Aussagen der dieser Managementnorm schon genauer berichtet. Folgende Grafik verdeutlicht, wie die international gültige ISO 14001 im Zusammenhang mit den Nationalen Normungsorganisationen steht.

Bedeutung Multilateraler Verträge für die Umweltmanagement Zertifizierung
Wenn ein Unternehmen international tätig ist, wird es sehr großen Wert darauf legen, die Zertifizierung ihres Umweltmanagementsystems international anerkannt zu absolvieren. Das Internationale Akkreditierungsforum (IAF) umfasst dabei mehrere Staaten, welche sich zugesichert haben, die jeweilige Zertifizierung des Umweltmanagementsystems durch einen jeweiligen Nationalen Akkreditierer anzuerkennen. Das folgende Chart zeigt Ihnen welche Länder dies sind.  Auch im europäischen Raum gibt es spezielle Kooperationen zur Akkreditierung. Diese Abbildung zeigt Ihnen welche jeweiligen europäischen Akkreditierer in diesem Bund zur Konformitätsbewertung des Umweltmanagementsystems zusammengeschlossen sind.

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Akkreditierung der Zertifizierung ISO 14001 Umweltmanagementsystem

Diese Abbildung zeigt Ihnen, wie nun die Nationale Akkreditierungsgesellschaft (z.B. die TGA) im Zusammenhang mit den verschiedenen Dienstleistern zur Zertifizierung stehen.

Ein wichtiger Hinweis

Ein Unternehmen, welches sich mit der Zertifizierung / Akkreditierung eines UM-Systems befasst, sollte sich dringend in Acht nehmen vor unseriösen Zertifizierungsgesellschaften!  Es gibt eine Anzahl von Firmen, die Zertifizierungen anbieten, jedoch nicht bei der TGA oder ähnlichen Gesellschaften akkreditiert sind. Solche Zertifizierungen sind zwar nicht illegal, sind aber nicht offiziell anerkannt und bieten nicht die Möglichkeit einer Reklamation oder Beschwerde.