Managementbewertung im Umweltmanagementsystem gemäß ISO 14001

Die regelmäßige Managementbewertung ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden wirksamen Managementsystems. Obwohl dies zu den üblichen Tätigkeiten in einem Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 zählt, ergeben sich oftmals Fragen oder sogar Defizite, wer das Review erstellt, welche Elemente es zwingend beinhalten muss und wie diese wirksam zur Umsetzung der unternehmensspezifischen Umweltpolitik, der Umweltziele und Umweltprogramme beitragen kann. Bei der Managementbewertung handelt es sich um das wichtigste, wirkungsvollste und mächtigste Managementwerkzeug, welches zur koordinierten ständigen Verbesserung Ihres Managementsystems beitragen kann, wenn es richtig genutzt und angewendet wird. Auf dieser Seite erfahren Sie alles Wichtige rund um die Managementbewertung nach ISO 14001, die Anforderungen der Umweltmanagementnorm und die Elemente, die eine Umwelt Managementbewertung erhalten muss.

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Die Anforderungen der ISO 14001 an die Managementbewertung

Im Unterabschnitt 9.3 und dem zugehörigen Anhang werden die Ansprüche an eine Managementbewertung im Rahmen eines zertifizierbaren Management- systems gemäß ISO 14001 beschrieben. Demnach muss die oberste Leitung das UM System der Organisation in geplanten Abständen bewerten, um dessen Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen. Im Anhang 9.3 der ISO 14001:2015 wird angemerkt, dass die dabei erfolgte Managementbewertung nach ISO 14001 einen Überblick verschaffen soll und daher keine umfassende Bewertung nötig ist. Die Themen der Managementbewertung müssen nicht alle gleichzeitig besprochen werden. Es ist möglich, dass die Bewertung über einen gewissen Zeitraum stattfindet. Die Bewertung kann innerhalb der vorgesehenen Managementaufgaben eingebunden werden. Beschwerden von interessierten Parteien werden von der obersten Leitung überprüft und Optimierungsmaßnahmen abgestimmt.

Folgende Begriffe werden im Anhang näher erläutert:

Eignung:
Ist darauf bezogen, wie das Umweltmanagementsystem zur Organisation, ihren Betriebsabläufen, Kultur und Geschäftssystemen passt.

Angemessenheit:
Ist darauf bezogen, ob es die Anforderungen der ISO 14001 erfüllt und ob es angemessen verwirklicht wird.

Wirksamkeit:
Bezieht sich darauf, ob die beabsichtigten Ergebnisse erreicht werden.

Soweit so gut, aber was bedeutet dies im Detail und welche Anforderungen werden bezüglich der Bewertung an die oberste Leitung gestellt? Seit der Revision der ISO 14001:2015 wird zwar nicht mehr explizit ein UMB gefordert, aber seine Aufgaben bleiben bestehen. Diese kann die oberste Leitung an eine oder auch mehrere kompetente Personen übertragen. Dazu wird fachliches Wissen gefordert, weshalb es sehr unwahrscheinlich ist, dass der UMB komplett aus den Unternehmen verschwindet. Entsprechend kann der Inhalt der Managementbewertung auch in einem Team aus oberster Leitung und (wenn vorhanden) zusammen mit dem UMB erstellt werden, wobei die Bewertung der einzelnen Elemente durch die Leitung selbst durchzuführen ist.

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Umsetzung der Umweltmanagementsysteme und deren Bewertung gem. ISO 14001

Für die Umsetzung der Managementbewertung können Sie sich an der Gliederung der Norm (Abschnitt 9.3) orientieren. Hier sind die Inputs unter den Punkten a) bis g) eindeutig festgelegt. Diese Elemente müssen im Review berücksichtigt werden. Natürlich steht es Ihnen frei, diese Punkte um (für Ihr Unternehmen oder das Managementsystem wichtige Elemente) weiter zu ergänzen. Wichtig ist nur, dass die Managementbewertung auch als wirksames Werkzeug eingesetzt wird und nicht nur als Pflichtauflage für das externe Zertifizierungsaudit verstanden wird. Die Managementbewertung ist Bestandteil des für jedes Managementsystem anzuwendenden PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) zur kontinuierlichen Verbesserung eines jeden Managementsystems.

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Elemente der Managementbewertung

Der Status von Maßnahmen vorheriger Managementbewertungen ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden wirksamen Managementsystems. Die regelmäßige Beurteilung vorheriger Managementbewertungen dient zur Einstufung der Wirksamkeit und zur stetigen Verbesserung des betrieblichen Managementsystems. So kann das Umweltmanagementsystem bestmöglich hinsichtlich seiner Wirksamkeit, des Erfüllungsgrades der Umweltziele der Organisation sowie weiterer umweltbezogener Leistungsanforderungen bewertet werden. Zudem gilt die Beachtung der Angemessenheit von Ressourcen, Äußerungen interessierter Parteien sowie Möglichkeiten zur fortlaufenden Verbesserung. Veränderungen sind bei externen und internen Themen, die das Umweltmanagementsystem betreffen, zu berücksichtigen. Die Organisation muss relevante externe und interne Themen bestimmen, die sich auf die geplanten Ergebnisse des Umweltmanagementsystems auswirken.

Darüber hinaus wird gefordert, Umweltzustände, die durch die Organisation beeinflusst werden oder die Organisation beeinflussen können, zu analysieren. Es gilt, für ein grundsätzliches Verständnis wichtiger Themen zu sorgen, welche in positiver oder negativer Hinsicht die Art und Weise beeinflussen können, wie eine Organisation ihre umweltbezogenen Verpflichtungen führt und steuert. Zudem können sich auch verändernde Umstände auf die Fähigkeit einer Organisation auswirken und sich so auf geplante Ergebnisse im UM System auswirken.

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Interessierte Parteien und bindende Verpflichtungen als Elemente der Umwelt Managementbewertung

Des Weiteren gilt es, Veränderungen bei den Erfordernissen und Erwartungen interessierter Parteien, einschließlich bindender Verpflichtungen, zu betrachten. Die Organisation muss innerhalb ihres Umfeldes, in dem sie tätig ist, die Erfordernisse und Erwartungen der interessierten Parteien bestimmen. Definiert die Organisation spezifische interne sowie externe interessierte Parteien, integriert sie so die damit verbundenen Erfordernisse und Erwartungen in das Managementsystem. Es sind nur interessierte Parteien von Bedeutung, deren Anforderungen einen Einfluss auf die Organisation und die Ziele haben können. Werden diese Anforderungen von der Organisation übernommen, werden sie zu bindenden Verpflichtungen und die Organisation geht damit eine rechtliche Verpflichtung ein.

Unter der Erfüllung bindender Verpflichtungen versteht man die rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen, die eine Organisation erfüllen muss oder zu deren Einhaltung sie sich entschieden hat. Dazu muss die Organisation bindende Verpflichtungen ermitteln, die für ihre ermittelten Umweltaspekte relevant sind, diese zugänglich machen und bestimmen, in welcher Form sie auf die Organisation anwendbar sind. Bindende Verpflichtungen sind relevant für Aufbau, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und fortlaufender Verbesserung des ISO 14001 Umweltmanagementsystems.

Die relevanten Äußerungen interessierter Parteien, einschließlich Beschwerden, werden bewertet, um die Kommunikation der einzelnen Ebenen der Organisation sicherzustellen sowie die Erfordernisse verschiedener Parteien zu berücksichtigen und zu erfüllen.

Eindrücke oder Ansichten interessierter Parteien an das Managementsystem können an die Organisation herangetragen werden. Handelt es sich um Beschwerden, ist zunächst eine Stellungnahme seitens der Organisation wichtig.  Um weitere Beschwerden interessierter Parteien zu verhindern, sollte in der Umwelt Managementbewertung analysiert werden, welche Verbesserungsmöglichkeiten es gibt.

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Umweltziele und Umweltaspekte als Bestandteil der ISO 14001 Managementbewertung

Veränderungen der Umwelt, die von Umweltaspekten ausgehen, werden Umweltauswirkungen genannt. Das von der Organisation eingeführte Verfahren bewertet die Umweltaspekte und die damit verbundenen Umweltauswirkungen ihrer spezifischen Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen innerhalb des festgelegten Anwendungsbereiches des Umweltmanagementsystems. Relevant sind bei der Managementbewertung besonders die Umweltaspekte, die bedeutende Auswirkungen auf die Umwelt haben oder haben können. Durch die Ermittlung von Veränderungen bei Risiken und Chancen soll sichergestellt werden, dass die Organisation in der Lage ist, die beabsichtigten Ergebnisse ihres UMS zu erreichen. Dazu müssen Risiken und Chancen berücksichtigt und entsprechende Maßnahmen geplant werden. Die zu bestimmenden Maßnahmen können mit Umweltaspekten, bindenden Verpflichtungen oder anderen Themen zusammenhängen oder sich auf andere Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien beziehen. Hier liegt es an der Organisation die Methode zu wählen, welche sie zur Bestimmung ihrer Risiken und Chancen verwendet. Dies soll zur Vermeidung unerwarteter Ereignisse führen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt für die Managementbewertung ist der erreichte Erfüllungsgrad der Umweltziele. Die Organisation muss hier Umweltziele für relevante Funktionsbereiche und Ebenen festlegen, dabei den bedeutenden Umweltaspekten und damit verbundenen bindenden Verpflichtungen der Organisation Rechnung tragen und ihre Risiken und Chancen berücksichtigen. Dokumentierte Informationen zu den Umweltzielen sind hierzu aufrechtzuerhalten und Maßnahmen zum Erreichen der Umweltziele in die Geschäftsprozesse zu integrieren. Neben der Erreichung messbarer Umweltziele durch festgelegte Kennzahlen werden auch die eingeleiteten Umweltprogramme anhand ihres Erfüllungsgrades bewertet. Darüber hinaus können hier auch Meilensteine sowie der Einsatz der Ressourcen an Personal und Finanzen zum erreichten Erfüllungsgrad bewertet werden.

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Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen in der Managementbewertung nach ISO 14001

Ein weiterer Inhaltspunkt der Umwelt Managementbewertung sind die Informationen über die Umweltleistung der Organisation, einschließlich Entwicklungen bei Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen. Gemäß der Umweltmanagement Norm muss die Organisation hierzu ein Verfahren zum Umgang mit tatsächlichen und potenziellen Nichtkonformitäten einführen, verwirklichen und aufrechterhalten. Die notwendigen Korrekturmaßnahmen müssen gemäß den Auswirkungen der aufgetretenen Nichtkonformitäten angemessen sein. Als Prävention müssen Maßnahmen zur Beseitigung der Ursache von Nichtkonformitäten bewertet werden. Die Ergebnisse von Überwachungen und Messungen der Umweltleistung einer Organisation gilt es zu analysieren und zu bewerten. Dabei muss die Organisation festlegen, was überwacht und gemessen werden muss, welche Methoden dazu angewandt werden sollen, wann die Überwachung und die Messung durchzuführen sind und zu welchem Zeitpunkt sie zu analysieren und zu bewerten sind. Die Organisation muss hier in der Managementbewertung die Wirksamkeit für das Umweltmanagementsystem bewerten und die relevanten Informationen intern sowie extern kommunizieren.

Die Auditergebnisse orientieren sich nach dem Leitfaden der ISO 19011. Die Audits müssen geplant, durchgeführt, dokumentiert und wenn erforderlich, mit Auditbefunden der Nichtkonformitäten beschrieben werden. Als Mittel zur Verbesserung des Systems müssen Korrekturmaßnahmen bestimmt werden. Die Bewertung der Angemessenheit von Ressourcen ist für die Funktion und stetige Verbesserung des UMS sowie für die Umweltleistung und die zugehörigen Ressourcen notwendig. Die oberste Leitung der Organisation muss dafür sorgen, dass benötigte personelle, finanzielle, technische und infrastrukturelle Ressourcen verfügbar sind, welches in der Managementbewertung bewertet wird. Die Möglichkeiten zur fortlaufenden Verbesserung des Umweltmanagementsystems in Bezug auf die Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit, muss durch die Organisation sichergestellt und kontrolliert werden. Dies ist wichtig, um die Umweltleistung der Organisation beständig zu optimieren. Den Grad, Umfang und Zeitraum von Maßnahmen kann die Organisation selbst spezifisch festlegen. Die relevanten Risiken und Chancen sollten dabei im Vordergrund stehen. Eine Verbesserung der Umweltleistung kann in den meisten Fällen mittels der aufgestellten Kennzahlen nachgewiesen werden.

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Wer führt die Managementbewertung durch?

Die Zuständigkeiten zur regelmäßigen Bewertung des Managementsystems sind eindeutig bei der obersten Leitung einer Organisation angesiedelt. Diese betrachtet dabei rückwirkend den bewerteten Zeitraum (z.B. monatlich, vierteljährlich oder min. jährlich) und stellt damit die fortlaufende Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems sicher.