Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen

So setzen Sie Korrekturmaßnahmen in Ihrem ISO 14001 Umweltmanagementsystem um

Die Bearbeitung und Überwachung von Korrekturmaßnahmen ist in jedem Umweltmanagementsystem ISO 14001 von zentraler  Bedeutung. Immer wenn eine Anforderung nicht erfüllt wird, ist es umso wichtiger die Nichtkonformitäten zu analysieren, schnellstmöglich zu korrigieren und langfristig ein Wiederauftreten wirksam zu verhindern oder vorzubeugen. Aufgrund der Vielzahl möglicher Quellen ist es zwingende Voraussetzung, durch eine koordinierte Zuordnung von Zuständigkeiten und Terminen, die nicht erfüllten Anforderungen effektiv zu beheben oder vorzubeugen. Neben den Forderungen von Zertifizierungsnormen, welche durch neutrale Zertifizierungsunternehmen und deren beauftragten Auditoren überprüft werden, können zahlreiche weitere Defizitquellen durch entsprechende Maßnahmen bearbeitet werden. Hierzu zählen z.B. Befunde aus internen Audits, Behörden- und Versicherungs- begehungen oder Lieferantenaudits, welche die im Unternehmen vorhandenen Umweltprozesse überprüfen und dabei Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen, die zur weiteren Absicherung der Betriebsprozesse und den damit verbundenen Umweltaspekten beitragen.

Was fordert die Norm bezüglich der Korrekturmaßnahmen im Umweltmanagementsystem ISO 14001?

Gemäß den Forderungen der ISO-Norm muss die Organisation ein Verfahren zum Umgang mit tatsächlichen und potenziellen Nichtkonformitäten (Nichterfüllung einer Anforderung) einführen, verwirklichen und aufrechterhalten. Wie in jedem Managementsystem muss dies durch die Ergreifung von geeigneten Maßnahmen zur Beseitigung einer Nichtkonformität erfolgen, welche mindestens die folgenden Anforderungen erfüllen müssen:

  • Festgestellte Nichtkonformität(en) müssen durch Korrekturmaßnahmen korrigiert werden und es müssen Maßnahmen zur Minderung ihrer Umweltauswirkung(en) getroffen werden;
  • Zu der ermittelten Nichtkonformität(en) muss deren Ursache(n) bestimmt werden (Ursachenanalyse) und es müssen Maßnahmen ergriffen werden, um deren Wiederauftreten zu vermeiden;
  • Es muss bewertet werden, ob eine Notwendigkeit besteht, Maßnahmen zur Vermeidung von Nichtkonformitäten sowie die Verwirklichung geeigneter Maßnahmen durchzuführen, um deren Auftreten zu verhindern;
  • Es müssen Aufzeichnungen der Ergebnisse von ergriffenen Korrekturmaßnahmen geführt werden;
  • Die Überprüfung der Wirksamkeit der ergriffenen Korrekturmaßnahmen muss erfolgen (Wirksamkeitskontrolle). 

Die ergriffenen Maßnahmen müssen dem Ausmaß des Problems und der damit verbundenen Umweltauswirkung angemessen sein und die  Organisation muss sicherstellen, dass alle notwendigen Änderungen der Dokumentation vom Umweltmanagementsystem vorgenommen  werden. In der Norm wird zusätzlich ein Hinweis zum Umfang des Arbeitsaufwandes bezüglich der Korrekturmaßnahmen im ISO 14001 Umweltmanagementsystem beschrieben. Demnach kann je nach Art der Schwere der Abweichung die Einführung von Verfahren dokumentiert werden, die Verpflichtungen mit einem Minimum an formalem Planungsaufwand durchzuführen oder es kann sich um einen komplexeren und länger andauernden Vorgang handeln. Jedwede Dokumentation sollte dem Bedeutungsgrad der Maßnahme entsprechen.

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Wie werden Nichtkonformitäten im Umweltmanagementsystem ISO 14001 erfasst?

Die Erfassung von Nichtkonformitäten kann unterschiedliche Formen haben. Diese können schriftlich oder auch mündlich an die zuständigen Mitarbeiter der Organisation herangetragen werden. Wichtig ist hier, dass die Befunde und Hinweise von ihrem Inhalt und deren Aussage her eindeutig und nicht missverständlich sind. Sollten die Befunde nicht eindeutig bzw. selbsterklärend sein, so ist es vor der Ableitung von Maßnahmen notwendig, die erfassten Potenziale genau zu erörtern, welches Ziel mit den umzusetzenden Maßnahmen erreicht werden soll.

In der Praxis hat sich bewährt, dass die Befunde schriftlich erfasst werden, da die Bearbeitung auch manchmal einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen kann oder sich die Zuständigkeiten während der Bearbeitung ändern können. Wurde die Nichtkonformität dokumentiert, so ist diese jederzeit eindeutig, unverfälscht und auch nach einem längeren Zeitraum nachvollziehbar. Aus diesem Grund werden auch z.B. bei externen Audits die erfassten Nichtkonformitäten schriftlich dokumentiert und ggf. zur beidseitigen Akzeptanz sogar gegengezeichnet.

Sollten Abweichungen z.B. in einem Zertifizierungsverfahren nicht von der umzusetzenden Partei anerkannt werden, so sollte dies vor der Zusage bzw. dem Gegenzeichnen erörtert werden, da nach der formalen Anerkennung einer Abweichung diese nachträglich nicht einfach wieder rückgängig gemacht werden kann.

Ist jeder Befund durch Korrekturmaßnahmen Umweltmanagementsystem ISO 14001 zu bearbeiten?

Die Wichtigkeit und damit die Priorität der umzusetzenden Nichtkonformitäten ist selbstverständlich von der ausgehenden Gefährdung bzw. dem möglichen Schadenszenario abhängig. Sollte durch einen erkannten Fehler eine akute Gefährdung von Mensch und/oder Umwelt vorliegen, so müssen umgehend Sofortmaßnahmen ergriffen werden. Ist keine potenzielle oder akute Gefährdung vorhanden, so sollte eine zeitliche Priorisierung mit Datumsangabe festgelegt werden, welche realistisch mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen umsetzbar ist. Um die Abstellung möglicher Befunde zu gewährleisten, sollten zeitliche Fristen festgelegt werden, bis wann die Korrekturmaßnahmen erfolgt sein müssen. Bitte beachten Sie, dass Fristen von Behörden, Kunden oder Zertifizierungsunternehmen meist verbindlich sind und zwingend eingehalten werden müssen. Da die Befunde aus internen Audits oftmals einen sehr praxisnahen Mehrwert für das Managementsystem und die Organisation darstellen, sollten auch diese nicht auf einen zu langen Zeitraum terminiert werden, um den Mehrwert der Verbesserungspotentiale möglichst schnell nutzen und anwenden zu können.

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Wer verantwortet die Überwachung der Korrekturmaßnahmen Umweltmanagementsystem ISO 14001?

Organisationen, welche ein Umweltmanagementsystem ISO 14001 in ihrem Unternehmen implementiert haben, verfügen über einen speziellen
Beauftragten des Managements (z.B. Umweltmanagementbeauftragter), welcher bestellt wurde und die kontinuierliche Aufrechterhaltung und Verbesserung des Managementsystems und den damit verbundenen Umweltaspekten und rechtlichen Anforderungen überwacht. Oftmals begleitet der UMB auch interne und externe Audits und fungiert ebenfalls als Ansprechpartner für Behörden und sonstige interessierte Parteien. Aufgrund dieser Schlüsselposition und der direkten Kommunikationsmöglichkeit mit der obersten Leitung kann die Überwachung und Beaufsichtigung der wirksamen Umsetzung der Korrekturmaßnahmen durch den UMB erfolgen.  Dieser berichtet auch mind. jährlich in der Managementbewertung zu dem jeweiligen Stand der umgesetzten Korrekturmaßnahmen mit Einfluss auf das Managementsystem. Achtung, der UMB fungiert hier nur als Koordinator und aufsichtsführendes Organ, die Bearbeitung der Korrekturmaßnahmen erfolgt von den jeweiligen Prozessverantwortlichen, welche für die Maßnahmenumsetzung benannt wurden.

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Werkzeuge zur Bearbeitung und Dokumentation der Korrekturmaßnahmen

Um sämtliche in einem Unternehmen festgelegte Verbesserungsmaßnahmen vollständig zu koordinieren und zu überwachen, hat sich eine zentralisierte Bearbeitung in der Praxis bewährt. Dies kann eine Datenbank, eine spezielle Software oder eine einfache Übersichtsdatei sein, wichtig ist dabei, dass das Werkzeug der Organisation angemessen ist. Bitte versetzen Sie sich bei der Auswahl in die Lage der Anwender, welche so einfach wie möglich die jeweiligen Informationen erhalten möchten. Große Organisationen wenden hierzu spezielle Softwarelösungen für ihr Umweltmanagementsystem ISO 14001 an, hier können übersichtlich Verantwortlichkeiten und Termine verwaltet und aktuell geführt werden. Bei Terminüberschreitungen erfolgt eine automatisierte Information z.B. über Mail, dass ein Termin überschritten wurde oder kurz vor Termin steht und nun schnellstmöglich bearbeitet oder abgeschlossen werden muss. Manche Softwarelösungen bieten sogar ein Eskalationsverfahren mit Information an die jeweiligen Vorgesetzten an, wobei hier nach Rücksprache ggf. eine Terminverschiebung über das Softwaresystem möglich ist, sollte keine zwingende Terminierung vorliegen.

Eine einfachere Übersicht der wichtigen Informationen zur Bearbeitung der Korrekturmaßnahmen ermöglicht ebenfalls eine einfache Excel-Datei, welche zentral auf dem Netzwerk geführt und bearbeitet werden kann. Folgende Informationen sollten hier immer enthalten sein:

  • Datum der Aufnahme der Nichtkonformität,
  • Quelle (internes Audit, externes Audit, Behördenbegehung etc.),
  • Einstufung (Abweichung, Empfehlung etc.),
  • Beschreibung der Nichtkonformität,
  • ggf. umzusetzende Sofortmaßnahme,
  • Ursachenanalyse,
  • Korrekturmaßnahmen
  • ggf. Status (offen, in Arbeit, abgeschlossen),
  • Zuständigkeiten (Namen der Verantwortlichen, ggf. Abteilung),
  • Zeitraum (umzusetzen bis),
  • Wirksamkeitskontrolle (mit Angabe von Name und Datum). 

In regelmäßigen UM-Treffen der Managementverantwortlichen könne der Status und ggf. mögliche Probleme bei der Umsetzung erörtert werden. Wichtig ist dabei auch, dass immer überprüft werden sollte, ob die definierten Nichtkonformitäten ggf. auch in anderen Prozessen, Abteilungen oder Standorten möglich sind und ebenfalls durch Korrekturmaßnahmen überarbeitet werden müssen.

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Ursachenanalyse zur Erarbeitung von Korrekturmaßnahmen im Umweltmanagementsystem ISO 14001

Die Basis jeder effektiven Korrekturmaßnahme ist eine gründliche Ursachenanalyse. Sollte diese nicht ordentlich durchgeführt werden, so ist es sehr wahrscheinlich, dass die abgeleiteten Maßnahmen nicht effektiv und somit nicht wirksam sind. Um eine nutzbringende Ursachenanalyse durchführen zu können, sollten die Prozesseigner befragt und selbstverständlich in die Korrekturmaßnahmen eingebunden werden. Oftmals scheint ein Defizit auf den ersten Blick eindeutig, genauer betrachtet liegt die Ursache jedoch an einem ganz anderen Grund. Dies soll an einem Beispiel verdeutlicht werden. In einem Audit wird erkannt, dass ein Mitarbeiter eine ihm übertragene Aufgabe innerhalb des Umweltmanagementsystem ISO 14001 nicht richtig umsetzt, da er nicht gemäß der derzeit gültigen Arbeitsanweisung arbeitet. Die erste angedachte Korrekturmaßnahme könnte in diesem Fall die Schulung des Mitarbeiters sein, damit er die aktuelle Arbeitsanweisung kennt und anwenden kann. Bei einer genaueren Ursachenanalyse wird jedoch erkannt, dass dies kein Einzelfall ist, sondern auch weitere Mitarbeiter nicht nach den aktuellen Arbeitsanweisungen arbeiten. Der Grund liegt hier an der unzureichenden Informationskette, über welche die Mitarbeiter zu neuen Abläufen bzw. den zugehörigen Anweisungen informiert werden. Die Ursachenanalyse zeigte, dass nicht der Mitarbeiter nachgeschult werden muss, sondern der Prozess der Mitarbeiterinformation grundsätzlich überarbeitet werden muss, so dass jeder Mitarbeiter jederzeit die für ihn notwendigen Informationen und Änderungen erhält und anwenden kann.

Zuständigkeiten für Korrekturmaßnahmen Umweltmanagementsystem ISO 14001 festlegen

Zur Bearbeitung und Wirksamkeitskontrolle sollten immer feste Ansprechpartner und verbindliche Termine benannt werden, bis wann wer die Korrekturmaßnahmen umsetzen soll. Nach der ersten „kurzfristigen“ Wirksamkeitskontrolle ist es oftmals sinnvoll, die „langfristige“ Wirksamkeit in den nachfolgenden internen Audits zusätzlich zu verifizieren.

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