Der UMB – Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001

Der Umweltmanagementbeauftragte, auch kurz UMB genannt, ist die zentrale Person und Funktion innerhalb eines UM-Systems nach ISO 14001. Bis zur aktuellen Revision ISO 14001:2015 war die Rolle eines Umweltmanagementbeauftragten explizit von der Norm gefordert. Seit Inkrafttreten der Revision ist dies jedoch nicht mehr der Fall. Stattdessen werden nun noch höhere Anforderungen an die Rolle und Verantwortung der obersten Unternehmensleitung als Förderer des Umweltmanagements gestellt. Damit die Leitungsebene diese Verantwortlichkeit nicht auf eine Person abschiebt, stellt die Rolle des Beauftragten der Leitung keine ausdrückliche Normforderung mehr da. Die Aufgaben des UMB bleiben jedoch bestehen und müssen auch weiterhin erfüllt werden. So kann die oberste Leitung  trotz der stärkeren Gewichtung ihrer Rolle Aufgaben an eine oder auch mehrere kompetente Personen delegieren. Da diese Aufgaben auch spezielle fachliche Kompetenz erfordern, ist es sehr unwahrscheinlich, dass der Umweltmanagementbeauftragte komplett aus den Unternehmen verschwindet. Wahrscheinlicher ist es, dass sich dem UMB nun neue Möglichkeiten eröffnen. Denn ein Umweltmanagementbeauftragter, von dessen Rolle die Unternehmensleitung überzeugt ist, profitiert von einer viel höheren Akzeptanz als ein Beauftragter, der nur aufgrund einer Normforderung im Unternehmen tätig ist. Die typischen Aufgaben eines Umweltmanagementbeauftragter werden auch weiterhin die Einführung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des UM-Systems gehören. Die verschiedenen Aufgaben, die ein Managementbeauftragter innehaben kann, sowie deren Bedeutung im Unternehmen werden im Folgenden genauer beleuchtet.

GRATIS VORLAGE: Nutzen Sie die gratis Vorlage Stellenbeschreibung Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 zur Beschreibung der Aufgaben des UMB.

Benötigen wir denn nun einen UMB und was sagt die ISO 14001 ?

Gemäß den aktuellen Forderungen im Unterabschnitt 5.3 der ISO 14001:2015 muss die oberste Leitung sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen zugewiesen und innerhalb der Organisation bekannt gemacht werden. Die oberste Leitung muss hierzu die Verantwortlichkeit und Befugnis zuweisen und sicherstellen, dass das Umweltmanagementsystem die Anforderungen dieser Internationalen Norm erfüllt und das Berichten an die oberste Leitung über die Leistung des Umweltmanagementsystems (UMS), einschließlich der Umweltleistung erfolgt.

Soweit eigentlich nichts Neues. Eine genauere informative Beschreibung erfolgt im „Anhang A“ der ISO 14001:2015 im Unterabschnitt A 5.3, in welchem erläuternde Texte enthalten sind, um so eine Fehlinterpretation der Anforderungen der ISO 14001:2015 vorzubeugen.

Gemäß Anhang A sollen alle am Umweltmanagementsystem der Organisation Beteiligten ein klares Verständnis ihrer Rolle, Verantwortlichkeiten und Befugnisse für die Erfüllung der Anforderungen der ISO 14001:2015 und das Erreichen der beabsichtigten Ergebnisse haben. Die spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten, welche im Unterabschnitt 5.3 beschrieben sind, dürfen einer Einzelperson – manchmal als Umweltmanagementbeauftragter bzw. nur Managementbeauftragter bezeichnet – zugewiesen werden, von mehreren Einzelpersonen geteilt wahrgenommen oder einem Mitglied der obersten Leitung zugeordnet werden. Soweit lauten die Forderungen der Norm.

Ob es auch zukünftig einen „Managementbeauftragten“ in der Organisation gibt, entscheidet alleine die oberste Leitung. Es ist zwar keine grundsätzliche Mussforderung mehr, einen speziellen Beauftragten des Managementsystems zu berufen, es sollte jedoch gut überlegt werden, wer die Tätigkeiten sonst im Rahmen des UM-Systems umsetzt, koordiniert oder überwacht, denn einer muss die Arbeit machen. Diese kann nun jedoch von mehreren Einzelpersonen geteilt oder durch ein Mitglied der obersten Leitung selbst wahrgenommen werden. Damit die Leitung entscheiden kann, ob es einen Managementbeauftragten gibt oder nicht, sollten zunächst alle Tätigkeiten im Rahmen des Managementsystems definiert und zeitlich erfasst werden. Die Basis bildet hier die Managementdokumentation, in welcher Form diese auch in der Organisation umgesetzt wird.  Dabei sollten im Rahmen der Anpassung der Forderungen der ISO 14001:2015 die jeweiligen Verantwortlichkeiten und Befugnisse und damit verbundenen Zeitressourcen genau und spezifisch erfasst, hinterfragt und ggf. überarbeitet werden. Haben sich hier in der Vergangenheit Probleme oder Auffälligkeiten ergeben, so sollten die Erfahrungen in die Neuorganisation der Zuständigkeiten mit einfließen. Da die Management- beauftragten jedoch oftmals im Unternehmen nicht ausschließlich für die Sicherstellung des UMS sowie die direkte Berichterstattung der Umweltleistungen des Umweltmanagementsystems an die oberste Leitung zuständig sind, sollte genau betrachtet werden, welche Zeitressourcen hierfür zur Verfügung stehen. Wird ein Umweltmanagementbeauftragter nach seinen notwendigen Zeitressourcen gefragt, so fällt es oftmals sehr schwer, die notwendige Zeit richtig zu benennen, sind die Tätigkeiten doch sehr unterschiedlich und oftmals sehr stark schwankend.

Da ein definierter Zeitrahmen jedoch zusammen mit einer entsprechenden Tätigkeitsbeschreibung zwingend notwendig ist, sollten die Tätigkeiten und die entsprechenden Zeitressourcen eindeutig festgelegt und mit dem Managementbeauftragten oder den unterschiedlichen Einzelpersonen (intern oder extern) abgestimmt und festgelegt werden. Nur so ist eine koordinierte Planung und praxisorientierte Umsetzung der übertragenen Aufgaben für den UM-Beauftragten und ggf. der Stellvertretung möglich.

Zum Seitenanfang

Befugnisse des UMB – Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001

Der UMB  ISO 14001 muss vom oberen Management mit gewissen Befugnissen ausgestattet werden, dass er allen Aufgaben nachkommen kann, welche sich aus der DIN EN ISO 14001 oder EMAS ergeben. Hierzu ist es unter anderem nötig dem Managementbeauftragten Zugang zu allen umweltrelevanten Daten und Fakten zu gewähren. Ebenfalls muss ein Umweltmanagementbeauftragter das volle Informationsrecht gegenüber den Mitarbeitern erhalten. Mit dieser Maßnahme ist z.B. gewährleistet, dass umweltrelevante Information nicht von anderen Stellen geschönt oder verändert werden. Die Befugnisse des Umweltbeauftragten gehen soweit, dass er ein Vorschlagsrecht hinsichtlich der Beschaffung umweltrelevanter Stoffe inne hat. Zudem obliegt es ihm, die Pflege der Dokumentation für das Umweltmanagementsystem zu führen. Eines der wichtigsten organisatorischen Befugnisse ist das Vorspracherecht bei der Unternehmensleitung zu allen umweltrelevanten Themen.

AUSBILDUNG: Mit der Ausbildung UMB – Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 erwerben Sie alle Kompetenzen zur Umsetzung der Aufgaben eines UMB.

Zum Seitenanfang

Unternehmensseitige Verantwortung des UMB ISO 14001

Innerhalb des Umweltmanagementsystems UMS nach ISO 14001 nimmt der Umweltmanagementbeauftragte eine zentrale Funktion und Stellung mit hoher Verantwortlichkeit ein. Mithilfe des Managementbeauftragten soll die Planung, Umsetzung sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung des UMS der Organisation sichergestellt werden. Er ist dabei der Betriebsleitung untergeordnet und erstellt für die Geschäftsführung sowie den umweltrelevanten Betriebsbeauftragten einen monatlichen Umweltreport. Zusätzlich unterstützt der Managementbeauftragte das Führungsteam bei der Findung wichtiger Entscheidungen, indem er die halbjährliche Managementbewertung vorbereitet. Er nimmt regelmäßig an Besprechungen des Führungsteams und an der Umweltbesprechung teil und übernimmt die Planung und Sicherstellung der Umweltzirkelarbeit.

Als personalverantwortlicher Leiter des Umweltmanagementteams und aller weiteren Mitarbeiter im Bereich des Umweltmanagements verantwortet der Umweltmanagementbeauftragter UMB den gesamten Anwendungsbereich des Umweltmanagementsystems gemäß ISO 14001 , inklusive aller internen und externen Organisationsbereiche entsprechend dem Organigramm und der Prozesslandkarte im Managementhandbuch. Außerdem fungiert der UMB nach ISO 14001 als zentraler Ansprechpartner für interne und externe Kunden zu allen Belangen des Umweltmanagements, wie z.B. für Zertifizierungsstellen, Lieferanten oder für andere interessierte Parteien. Als Schnittstelle zwischen dem Management und den Mitarbeitern hält ein Umweltmanagementbeauftragter UMB den Kontakt zu Vorgesetzten, Fachabteilungen und Kollegen aufrecht, nimmt Verbesserungsvorschläge an und unterstützt bei der Lösungsfindung bei eventuellen Problemen.

Wichtige Aufgaben & umweltrelevante Verantwortung des UMB nach ISO 14001

Die Aufgabenbereiche eines UMB nach ISO 14001:2015 können sehr vielfältig und umfassend sein. Die Kernaufgaben vom Umweltbeauftragten liegen dabei sicherlich in der Umsetzung, Aufrechterhaltung, Bewertung und Weiterentwicklung des Umweltmanagementsystems gemäß ISO 14001 sowie in der Umsetzung der Umweltziele und der Aufrechterhaltung der Umweltpolitik des Unternehmens. Dies umfasst auch die Koordination der Erarbeitung, Aktualisierung und der Weiterentwicklung der UM-Vorgabedokumente, wie relevanter Verfahrensanweisungen.

Innerhalb der kontinuierlichen Verbesserung des Umweltmanagement Systems gemäß ISO 14001 gehört es ebenfalls zu den Aufgaben, interne Audits zu planen und auszuwerten, die Aufzeichnung der Umweltmanagement Dokumentation sicherzustellen und system- sowie produktbezogene Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen zu überwachen.

Ein Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 fertigt darüber hinaus den Umweltbericht, welcher z.B. vierteljährlich erstellt wird, an. Außerdem erstattet er der Unternehmensführung Bericht und informiert Führungskräfte sowie alle für den Bereich Umwelt verantwortlichen Mitarbeiter über aktuelle Trends und bevorstehende Gesetzesänderungen, die das Unternehmen betreffen. Gleichzeitig ist der UMB ISO 14001 für die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben verantwortlich. Dabei hält er regelmäßigen Kontakt zu den zuständigen Behörden und teilt den betroffenen Unternehmensbereichen behördliche Verfügungen, Auflagen und andere Anweisungen mit. Damit die Umsetzung gesetzlicher oder unternehmensinterner Umweltregelungen sichergestellt werden kann, steht der Umweltbeauftragte den verantwortlichen Personen der einzelnen Teilbereiche beratend zur Seite, definiert deren Verantwortungsbereiche und überwacht und koordiniert deren Tätigkeiten regelmäßig. Als Schnittstelle zwischen den Mitarbeitern und der Unternehmensführung muss der Umweltbeauftragte aktiv werden und alle Mitarbeiter zur Umsetzung und Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des UMS gemäß ISO 14001 animieren. Durch die Kommunikation der Umweltgrundsätze und die Koordination als auch Durchführung von Informationsveranstaltungen und Schulungen zu den umweltrelevanten Tätigkeiten schafft ein Umweltmanagementbeauftragter das Umweltbewusstsein innerhalb des Unternehmens zu stärken.

Der UMB – Umweltmanagementbeauftragter plant umweltrelevante Tätigkeiten vorausschauend

Viele Arbeiten zur Führung eines Umweltmanagementsystems erfolgen in einer systematischen Abfolge. Hierbei sollten die kontinuierliche Verbesserung und die Reduzierung der bedeutenden Umweltaspekte stets im Mittelpunkt stehen. Um alle Tätigkeiten übersichtlich planen und koordinieren zu können, ist ein festgelegter Jahresplan mit allen das Umweltmanagement System ISO 14001 betreffenden Tätigkeiten sehr vorteilhaft.

Zum Seitenanfang

Wie viel Zeit benötigt ein UMB Umweltmanagementbeauftragter üblicherweise?

Die notwendige Zeit, um den übertragenen Aufgaben kontinuierlich gerecht zu werden, kann nicht pauschal beantwortet werden. Sie ist sehr stark von der Organisationsstruktur, den unternehmensspezifischen Umweltaspekten sowie der Unternehmensgröße abhängig. Gerade bei der Einführung oder in den ersten Jahren nach der Einführung eines Managementsystems ist der Arbeitsaufwand erhöht, da hier üblicherweise die meisten Anpassungen und Optimierungen erfolgen.

Nach dieser Phase tritt jedoch meistens eine Arbeitsstagnation ein und bleibt für die Zukunft weitestgehend konstant, sollten sich keine signifikanten Änderungen in der Organisation oder bei den relevanten Umweltaspekten ergeben. Um hier eine Übersicht der benötigten Zeitressourcen erhalten zu können, sollten die Tätigkeiten als Zeit-/Tätigkeitsmatrix erfasst werden. Entsprechend der verabschiedeten Stellenbeschreibung werden dabei die Tätigkeiten in Spalten und der Zeitraum oder das Datum in den jeweiligen Zeilen beschrieben.

Diese Erfassung muss nur solange durchgeführt werden, bis sich eine aussagekräftige Zeitübersicht darstellt. Diese „realen Zeiten“ sollten dann mit den von der Leitung zur Verfügung gestellten Zeiten abgeglichen werden. Bei Abweichung muss die Leitung entscheiden, wie mit den Zeitabweichungen verfahren werden soll, dabei können neue Zeitressourcen freigegeben oder einzelne Tätigkeiten an andere Mitarbeiter übertragen werden.

Zum Seitenanfang

Abstimmung zwischen dem UMB Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 und der obersten Leitung

Als Bindeglied zwischen der obersten Leitung der Organisation und den im Unternehmen verantwortlichen Mitarbeitern mit Tätigkeiten im Bereich Umwelt nimmt der Managementbeauftragte einen sehr bedeutenden Stellenwert ein. Es ist zwingende Voraussetzung, die an den UMB – Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 übertragenen Aufgaben, Tätigkeiten und Befugnisse regelmäßig mit der obersten Leitung abzustimmen.

Der Turnus kann täglich, wöchentlich oder monatlich erfolgen und sollte direkt mit der obersten Leitung der Organisation erfolgen. Je kleiner der Zeitabstand ist, desto schneller kann auf aktuelle Ereignisse reagiert werden. Da im Betriebsalltag die Führung des  Managementsystems selbstverständlich nicht die einzige wichtige Tätigkeit ist und die Produktion oder Dienstleistungs- erbringung im Betriebsalltag die wertschöpfenden Prozesse darstellen, sollte ein regelmäßiger Turnus der Abstimmungsgespräche abgestimmt und durchgeführt werden.

Zum Seitenanfang

Mitarbeiterbeteiligung – Der Schlüssel zum Erfolg des UMB Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001

Viele Umweltbeauftragte machen den gutgemeinten Fehler und versuchen, alle umweltrelevanten Tätigkeiten selbst durchzuführen und so die anderen Mitarbeiter zeitlich zu entlasten. Da ein Managementsystem sich jedoch nicht auf eine Person bezieht, sondern von allen mit umweltrelevanten Tätigkeiten betrauten Mitarbeitern gestützt und geführt werden soll, sind alle Tätigkeiten von den Prozesseignern eigenständig durchzuführen. Um stets die Übersicht über alle das Umweltmanagement System betreffenden Tätigkeiten zu behalten, sollte der Umweltbeauftragte z.B. eine Maßnahmen-, Projekt- oder To-Do-Liste führen. Hier sind alle Arbeiten mit Zuständigkeiten und Terminen enthalten und werden zentral geführt und überwacht. Sollten einzelne Mitarbeiter den festgelegten Tätigkeiten und Zeiträumen nicht nachkommen, so kann der Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 die Mitarbeiter hier erinnern und so als zentrales Bindeglied die vollständige und wirksame Bearbeitung der Maßnahmen und Tätigkeiten überwachen. Das Einbinden der Mitarbeiter ist hier von zentraler Bedeutung. Aus diesem Grund sollten die jeweiligen Tätigkeiten frühzeitig und eindeutig mit den zur Umsetzung verantwortlichen Mitarbeitern  abgestimmt werden.

AUSBILDUNG: Wie Sie interne Audits planen und umsetzen erfahren Sie in der Ausbildung Interner Auditor / Umweltbetriebsprüfer ISO 14001 / EMAS.

Zum Seitenanfang

Der UMB Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 und die Rückendeckung von der Leitung

Der UMB vertritt die Interessen der obersten Leitung und wurde durch diese beauftragt sicherzustellen, dass das Umweltmanagementsystem eingeführt, verwirklicht und aufrechterhalten wird. Um diesen Forderungen gerecht werden zu können, ist es zwingend notwendig, für alle übertragenen Tätigkeiten die entsprechende Rückendeckung von der obersten Leitung zu erhalten.

Um diesem Ausdruck zu verleihen, sollte die Leitung nach außen das Managementsystem in jeder Hinsicht stützen und eine Vorbildfunktion übernehmen. Hierzu gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Bei der Einführung kann bspw. eine kurze Start-Up-Veranstaltung durchgeführt werden, in welcher der zeitliche Ablauf und die Erwartungen der obersten Leitung an die Mitarbeiter vermittelt werden können.

Ein Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 ist dabei oftmals der Projektverantwortliche und mit der Einführung und Implementierung des Systems beauftragt und dafür verantwortlich, wobei dies deutlich einfacher ist, wenn die Rückendeckung der Leitung von Beginn an zu erkennen ist.

Zum Seitenanfang

Stellenbeschreibung und Benennung des UMB – Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001

 

In jedem Fall muss die Benennung oder Stellenbeschreibung schriftlich erfolgen. Zur Anerkennung sollte diese vom ernannten Umweltbeauftragten sowie der ernennenden obersten Leitung der Organisation unterschrieben werden. Mit der Unterzeichnung wird die Benennung bzw. Stellenbeschreibung verabschiedet und gegenseitig anerkannt.

VORSICHT: Die festgelegten Aufgaben, Tätigkeiten und Befugnisse müssen genau abgestimmt werden. Eine fehlerfreie Stellenbeschreibung sollte stets so aufgebaut und festgelegt werden, dass die übertragenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten den jeweiligen erteilten Befugnissen entsprechen.

Zum Seitenanfang

Kenntnisse und Fähigkeiten des UMB – Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001

Damit ein Umweltmanagementbeauftragter entsprechend agieren kann ist es nötig, dass er bestimmte Fähigkeiten und Kenntnisse mitbringt. Diese werden ihm in seiner Ausbildung zum Umweltmanagementbeauftragten vermittelt.

Zu diesen Kenntnissen gehören:

Um seinen umfangreichen Aufgabenfeldern sowie seiner Position gerecht zu werden, muss ein Umweltmanagementbeauftragter über tiefgründige fachliche Kompetenzen und Kenntnisse verfügen. Zuallererst muss der UMB umfangreiches Wissen über die spezifischen Umweltprobleme, Umweltaspekte sowie die angewandte Umwelttechnik (Definition Umwelttechnik im Wirtschaftslexikon) in der entsprechenden Branche vorweisen und die Standpunkte von interessierten Kreisen, der Umweltpolitik und das Leitbild der Nachhaltigkeit kennen.  Um das Management bzw. die Organisation des betrieblichen Umweltschutzes umzusetzen, verfügt ein Umweltmanagementbeauftragter über Kenntnisse im Umweltrecht, der EMAS und einschlägiger Normen zum Umweltmanagement. Dazu gehören unter anderem DIN EN ISO 14001, ISO 14001, ISO 14010, ISO 14011, ISO 14012 oder auch die ISO 14060.

Nicht zu vergessen ist, dass der Managementbeauftragte auch über methodische und soziale Kompetenzen verfügen muss, um seiner Aufgabe gerecht zu werden. So sollte er die Prinzipien, Verfahren und Techniken von Umweltprüfungen, Umweltaudits / Umweltbetriebsprüfung (UBP) sowie die Erhebung und Erstellung von Umweltinformationen, Kennzahlen, Umwelterklärungen und Umweltberichte für interne und externe Stellen beherrschen. Dafür ist es weiterhin wichtig, dass der Umweltbeauftragte die gängigen Methoden des Projektmanagements beherrscht. Um Mitarbeiter vom UMS gemäß ISO 14001 sowie dessen Umsetzung zu motivieren, zählen sowohl Dialog-, Überzeugungs- und Motivationsfähigkeit als auch Team- und Kooperationsfähigkeit zu den wichtigen Kompetenzen eines Umweltbeauftragten. Abgerundet wird das Profil eines Managementbeauftragten nach ISO 14001 wird anschließend durch das Beherrschen von Techniken der Gesprächsführung, der Moderation und der Präsentation.

Kostenlose Vorlage - Erstellung einer Prozessbeschreibung

Nutzen Sie für eine zielführende Beschreibung, Dokumentation und Darstellung Ihrer Prozesse im Unternehmen die kostenlose Vorlage Erstellung einer Prozessbeschreibung und dokumentieren Sie die Abläufe im Unternehmen verbindlich und standardisiert für alle Mitarbeiter. Mehr Infos und gratis Download der Vorlage unter "Kostenlose Vorlage"